Cómo obtener el máximo de Polaris en diferentes apartados

Requisitos Básicos:

1. El requisito más importante es la voluntat de colaborar digitalmente. Si el club pretende gestionar el trabajo con diferentes herramientas como el e-mail, Excel, Word y PDF, no necesita Polaris.
2. La segunda condición esencial es que la mayoría de los miembros tengan su connexión activada. Mucha de la información no puede ser pública, por razones de protección de datos, ya que contine datos personales. Por tanto el acceso es solo posible mediante registro. Polaris solo puede usarse de manera efectiva si más del 95% de los miembros tienen una dirección e-mail y la usan.
3. Polaris debería ser implantado por fases. El propio club decide lo que abarca cada fase y el ritmo de cada una. Usar todas las características de Polaris desde el inicio es demasiado trabajo para un club y para los usuarios.
4. Tiene que quedar claro en el club quién da el soporte del programa y quién es la siguiente instancia de consulta. La ayuda tienen que ser interna y rápida en primera instància. Un usuario enfadado no se puede ayudar a sí mismo; necesita soporte. Ver Soporte de Polaris.

Calendario

El primer y más importante paso hacia una mejor comunicación con nuestro club es el uso del calendario para todos los eventos del club.

El gestor del programa entra todos los eventos en el calendario. Lo esencial de el ciclo de vida de un evento, está explicado en las FAQ (en inglés).

• Presta atención a la visibilidad y respeta las reglas de Publicación (en inglés).
  
• Asegúrate de diferencias entre reuniones oficiales y otros eventos (en caso contrario, la gestión de presencia no funcionará adecuadamente).
• Las invitaciones por e-mail se usan solamente para los eventos de club más importantes.
• Se recomienda activar el registro sistemáticamente para facilitar la tarea de los organizadores (disponibilidad, restaurantes, tickets, etc.)
• Si se necesitan documentos para el evento (agenda, últimos minutos, cartas, etc.) se añaden directamente al evento. Se pueden acceder utilizando la función de búsqueda, si han sido grabados en la carpeta Dcoumentos correspondiente (El enlace debe de ser copiado y pegado en el evento, en vez de descargado de un fichero externo).

La gestión de presencia esta ligado al evento, y solamente funciona si los eventos estan activados y los participantes registrados ("logeados").

Otras funciones de Calendario

• Usa Parametros de Registro para añadir información del registro al evento.
• Integración de Restaurante (en inglés)
• Indica la presencia por escaneo de código QR (ver capítulo 4).
• Activa el módulo Financiero para calcular automáticamente el precio de las comidas cuando se confirme la presencia al evento.

Boletines y Publicaciones

Crear y distribuir boletines semanales es una tradición en muchos de los club Rotary. Un boletín semanal muestra información de los eventos de los clubes de la semana anterior.

• La edición del boletín semanal es responsabilidad del editor de boletín
  

En Polaris, la distribución de los boletines semanales debería realizarse via Newsletters, que ofrecen la posibilidad de comunicación tanto de eventos pasados como de futuros, por medio de enlaces a publicaciones de otros clubes: Actas de reunions directamente registradas, futuros eventos, proyectos pasados o futuros, etc... La newsletter es enviada por mail y publicada simultáneamente en la web del club. Al contrario que los e-mails, las newsletter siempre estan disponibles en la web del club.

Otra opción para almacenar los boletines semanales de eventos, es grabar un documento en formato Word o PDF en una carpeta específica creda en el directorio de carpetas de Polaris. Esta modalidad parace más simple pero requiere que se envíe el enlace del documento por e-mail a los socios para que se lo descarguen. Para los clubs que continuan enviando documentos por correo, esta es una opción. Aunque así se complica el trabajo del secretario del club.