Neues Veranstaltungs-Anmeldemodul | Option 2 - Preise definiert in der Veranstaltung / Zahlung mit dem Finanzmodul

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Samstag, 10. August 2024

Team Polaris

Überblick

🆕  Einführung

Einer der Abschnitte zur Erstellung einer Veranstaltung, „Anmeldung und Fragen“, bietet die folgenden erweiterten Funktionen:

  1. Wenn die Veranstaltung für Begleiter offen ist, muss der Hauptteilnehmer jede Begleitperson namentlich anmelden.
  2. Alle Fragen auf dem Anmeldeformular können auch den Begleitern gestellt werden.
  3. Es ist möglich, Fragen zu stellen, die einen Einheitspreis enthalten. Der vom Hauptteilnehmer zu zahlende Gesamtbetrag wird automatisch berechnet.
  4. Eine direkte Online-Zahlungsoption, die die Anmeldung bestätigt, wird auf der Grundlage eines Jahresabonnements angeboten.

Um die Erstellung einer Veranstaltung unter Berücksichtigung ihrer Merkmale und Bedürfnisse zu erleichtern, werden vier Optionen für die Preisgestaltung und die Verwaltung der Zahlungen angeboten:

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Generierung von abhängigen Veranstaltungen

Mit der Einführung von Polaris Version R1.04 (August 2024) und den verbesserten Funktionen für die Veranstaltungsregistrierung werden vier Optionen für die Verwaltung von Preisen und Zahlungen angeboten, um die Erstellung einer Veranstaltung entsprechend ihrer Merkmale und Bedürfnisse zu erleichtern.

Diese Vielfalt an Veranstaltungstypen hat zur Abschaffung der Funktion „Abhängige Veranstaltungen“ geführt.

OPTION 2 | Preise in den Veranstaltungsfinanzen festgelegt / Zahlung mit Finanzmodul

Option 2 | Preise in den Veranstaltungsfinanzen festgelegt / Zahlung mit Finanzmodul

Diese Option ist die Einstellung, die zuvor vorhanden war, die einem einfachen Ereignis wie einem wöchentlichen Treffen entspricht + Preise, die in den Finanzeinstellungen des Ereignisses festgelegt sind, wobei der Gesamtpreis (Hauptteilnehmer + Begleitpersonen) automatisch vom Finanzkonto des Clubmitglieds abgebucht wird (Kategorien: Aktiv Mitglieder, Kandidaten und Andere Kontakte); für die anderen Teilnehmer wird ihr Inkasso vom Club verwaltet (vor Ort fällig oder auf andere Weise).

Bei dieser Option kann der Club entweder die Einheitspreise für die Teilnahme in den Finanzeinstellungen für jede Veranstaltung angeben oder Standard-Finanzeinstellungen im Finanzmodul des Clubs speichern (Club Parameter => Andere Einstellungen => Finanzen).

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Die Rubrik Finanzen der Veranstaltung hat zwei Funktionen:

  1. Die verschiedenen finanziellen Parameter eingeben, die für die Veranstaltung gelten (Preis pro Teilnehmer, Kosten pro Einheit, andere Gebühren).
  2. Die vollständige Abrechnung der Veranstaltung anzeigen, sodass Sie alles überprüfen können, bevor Sie die Veranstaltung beenden.

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Veranstaltung

Die Erstellung einer solchen Veranstaltung ist identisch mit der der vorherigen Basisveranstaltung in Polaris, einschließlich des Bereichs „Anmeldung/Fragen“ . Die Veranstaltung enthält finanzielle Parameter und ermöglicht Zahlungsverwaltung.

pSV5skQNkaoAAAAASUVORK5CYII=Bei der Anmeldung werden in einem Hinweisbereich die folgenden Details angezeigt: Name des Hauptteilnehmers, Namen eventueller Begleitpersonen und die Zahlungsmethode.

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Wenn die Berechtigung zur Anmeldung von Begleitern aktiviert ist, muss der Hauptteilnehmer jede Begleitperson namentlich registrieren, einschließlich der Beantwortung möglicher Fragen.

Diese Verbesserung ermöglicht eine umfassende Verwaltung der Wahlmöglichkeiten der Teilnehmer einer Veranstaltung.

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Fragen

Die Rubrik Fragen bietet wie bisher verschiedene Arten von Fragen, die mit der Basisfrage „Nehmen Sie teil?“ verknüpft sind oder nicht. Jede dieser Fragen kann künftig entweder nur für den Hauptteilnehmer oder auch für jede Begleitperson sichtbar sein, wodurch differenzierte Antworten möglich sind.

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Registrierungsabwicklung

  • Wie bisher kann der Hauptteilnehmer die Daten seiner Anmeldung bis zu dem vom Organisator der Veranstaltung festgelegten Stichtag ändern.
  • Bei dieser Art von Veranstaltungen und im Admin-Modus kann der Organisator einen Teilnehmer einschließlich aller Begleitpersonen anmelden, die Anmeldedaten jedes Teilnehmers ändern oder löschen (wie bisher). Als neue Aktion ist es möglich, die Anmeldung und deren Nachbereitung zu kommentieren.

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Anwesenheitserfassung

  • Polaris ermöglicht eine schnelle und einfache Erfassung der Anwesenheit während der Veranstaltung über ein Smartphone (nutzen Sie idealerweise das Querformat, um alle für die Anwesenheitserfassung erforderlichen Felder zu sehen).
  • Die Anwesenheitserfassung ist für den Organisator hilfreich, um die Anzahl der abgerechneten Mahlzeiten zu kontrollieren, und ermöglicht es dem Club, die Teilnahme an Veranstaltungen automatisch zu protokollieren.

Veranstaltungsabschluss

  • Wenn die Anwesenheitserfassung abgeschlossen ist, müssen Sie die Veranstaltung noch unter „Teilnehmer“ schließen, um:
    1. die Präsenzen sowohl für Clubmitglieder als auch für rotarische Besucher aus anderen Clubs einzutragen.
    2. die finanzielle Abrechnung der Veranstaltung fertigstellen.

Auf finanzieller Ebene, wenn der Club die Veranstaltung nicht abschließt, gibt es weder eine Endabrechnung der Ausgaben und Einnahmen noch eine Belastung der individuellen Konten der Mitglieder mit ihrem Beitrag zur Veranstaltung. Achtung: Das Wiedereröffnen einer geschlossenen Veranstaltung führt zu umgekehrten Buchungen in den individuellen Konten der Mitglieder, nicht zu deren Löschung.