Austria: Wochenbericht - Schritt-für-Schritt-Anleitung (V01)

Donnerstag, 25. Januar 2024

Polaris Team Austria

In Polaris gibt es keinen eigenen Menüpunkt dafür. Die Protokollierung einer Veranstaltung im Sinne eines „Wochenberichtes“ findet direkt auf der Veranstaltung statt. Damit hat eine Veranstaltung einen höheren Stellenwert als bislang im alten System bzw. ist der „Lebenszyklus“ einer Veranstaltung nun länger. Um die Mitglieder über das fertige Protokoll zu informieren, wird gerne die Newsletterfunktion verwendet.

Am Ende dieser Seite findet ihr ein Video für die Schritte 5 bis 7.


LEBENSZYKLUS EINER VERANSTALTUNG

Schritt 1 – Veranstaltung erstellen

Erstelle eine neue Veranstaltung. Wie das funktioniert, findest du im Detail hier erklärt.

 

Schritt 2 – Einladung versenden (optional)

Der Organisator versendet eine Einladung, d.h. eine Ankündigung einer zukünftigen Veranstaltung an das eingeladene Publikum. Die Einladung ist optional und kann per E-Mail oder einfach durch Veröffentlichung der Veranstaltung auf der Website im Slider oder im Karussell erfolgen. Für Veranstaltungen mit regelmäßigem Zeitplan ist in der Regel keine Einladung erforderlich. Einladungen per E-Mail können direkt auf der Registerkarte "Teilnehmer" der jeweiligen Veranstaltung erstellt werden. Die erstellte E-Mail ist im Menü "Clubleben > E-Mails" sichtbar und kann dort vor dem Versenden geändert werden. Der eingeladene Personenkreis lässt sich über vordefinierte Empfängergruppen festlegen und kann mit Mitgliedern der Community oder mit beliebigen E-Mail-Adressen erweitert werden.

 

Schritt 3 – Anmeldung aktivieren (optional)

Die Anmeldung wird auf der Registerkarte "Parameter der Anmeldung" der Veranstaltung aktiviert. Nachdem die Veranstaltung im Web sichtbar gemacht und die Anmeldung aktiviert wurde, können sich Personen für diese Veranstaltung anmelden. Die Anmeldung ist eine verbindliche Absichtserklärung, an einer zukünftigen Veranstaltung, teilzunehmen. Die Anmeldung wird in der Veranstaltung gespeichert und ist auf der Registerkarte "Teilnehmer" sichtbar.

Die Sichtbarkeit der Veranstaltung bestimmt, wer sich anmelden kann. Wenn die Veranstaltung öffentlich ist, kann sich jede Person anmelden. Personen, die noch nicht auf der Teilnehmerliste stehen, werden automatisch hinzugefügt, wenn sie das Anmeldeformular ausfüllen. Für alle Polaris-Benutzer ist das Anmeldeformular nach dem Login bereits mit ihren persönlichen Daten ausgefüllt. Es kann zu Duplikaten kommen, wenn sich Benutzer vor der Registrierung nicht in Polaris anmelden oder wenn sich Personen zweimal mit verschiedenen Namen registrieren. Die Person erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit ihren Auswahlmöglichkeiten. Dies macht es notwendig, sich zuerst einzuloggen und vermeidet das Problem der doppelten Anmeldungen. Das Polaris-Team rät dringend davon ab, Veranstaltungen für Jedermann öffentlich zu erstellen (im Sinne des Datenschutzes).

Jede Veranstaltung hat einen Anmeldeschluss, bis zu dem die Nutzer ihre Anmeldung ändern oder zurückziehen können. Bis zur Anmeldefrist erhalten die Organisatoren (es können mehrere sein), die in der Registerkarte "Allgemein" definiert sind, eine E-Mail für jede Anmeldung, Abmeldung oder Änderung der Anmeldung, einschließlich aller Anmeldeoptionen (Antworten).

Für Clubveranstaltungen ist es möglich, vor Ablauf der Anmeldefrist automatisch Erinnerungen an Mitglieder zu senden, die sich noch nicht an- oder abgemeldet haben ("keine Antworten").

Wenn die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist, werden die registrierten Benutzer auf eine Warteliste gesetzt. Sie werden endgültig registriert, wenn die aktuelle Teilnehmerzahl unter die Höchstzahl fällt. In diesem Fall erhalten sie die endgültige Bestätigungs-E-Mail.

Nach Ablauf der Frist ist eine Anmeldung über die Website nicht mehr möglich. Administratoren können jedoch weiterhin Personen in ihrem Namen für diese Veranstaltung anmelden. Diese Teilnehmer erhalten ebenfalls eine E-Mail zur Bestätigung.


Schritt 4 - Anwesenheitserfassung

Eine Anwesenheitserfassung ist die Bestätigung des physischen Erscheinens des Teilnehmers zu einer Veranstaltung. Der Zweck der Anwesenheitserfassung ist es, die tatsächliche Anwesenheit der Teilnehmer zu erfassen. Die Anwesenheit wird in der Veranstaltung auf der Registerkarte "Teilnehmer" erfasst. Die Erfassung kann einfach manuell über das Formular oder durch Scannen des QR-Codes der Teilnehmer erfolgen.

Schritt 5 - Bericht alias "Wochenbericht"

Der beste Weg, die Geschichte des Clubs festzuhalten, ist, die Protokolle von Veranstaltungen direkt an das Ereignis zu schreiben bzw. anzuhängen.

Veranstaltungsberichte werden eingegeben, indem der primäre Textblock, der die Veranstaltung ankündigte, angepasst oder ersetzt wird und Fotos von der Veranstaltung hinzugefügt werden.

Beispiel:

  • Inhaltsblock 1 als "Text HTML" einfügen an die oberste Stelle verschieben
  • Überschrift "Regularien" (Formatierungs-Style: Titel 3) erfassen
  • Regularien als Text protokollieren
  • Optional: Trennzeichen (xl) einfügen und an die 2. Stelle verschieben
  • Primäres Bild und Text für die Protokollierung des Programms verwenden (ohne Überschrift "Programm" sieht es später im Newsletter beim Ankündigungstext sehr schön aus)
  • Optional: Trennzeichen (xs)
  • Optional: Hinweis auf die Anzahl TeilnehmerInnen (standardmäßig werden keine Teilnehmerlisten und Präsenzstatistiken mehr im Bericht angezeigt (DSGVO))
  • Optional: Dateianhänge, Fotogalerie direkt einbauen oder separat erstellen und im Bericht darauf verweisen

Musterbeispiel eines (Wochen)Berichts

Schritt 6 - Veranstaltung abschließen

Der Zweck des Abschlusses besteht darin, alle Transaktionen im Zusammenhang mit dieser Veranstaltung abzuschliessen. Die Präsenz-Punkte werden den Teilnehmern zugewiesen und die Gebühren werden von den Finanzkonten der Mitglieder abgezogen (sofern man das Finanzmodul verwendet).

Eine geschlossene Veranstaltung kann erneut geöffnet werden, um die Anwesenheit zu korrigieren. Finanzielle Transaktionen können aus Prüfungsgründen nicht rückgängig gemacht werden. In einem solchen Fall werden kompensierende Rückbuchungen vorgenommen.

Schritt 7 - Bericht versenden

Die moderne Kommunikation von Berichten erfolgt über einen attraktiven Newsletter, der Links zu diesen Berichten enthält, zusammen mit Ankündigungen zukünftiger Veranstaltungen und allgemeinen Neuigkeiten aus dem Club (z.B. News).

Verwende am besten die Vorlage "CLUB-NEWS - Wochenbericht" in deinem Club unter "Newsletter".

Nachdem du im Newsletter die gewünschte Veranstaltung als Artikel hinzugefügt hast, kannst du dir die Vorschau ansehen.

Bei Klick auf den Button "Mehr erfahren" in der E-Mail-Nachricht öffnet sich direkt der Bericht über diese Veranstaltung im Web-Browser.

Newsletter-Vorschau

Video: Veranstaltung protokollieren - Newsletter versenden

Veranstaltung protokollieren – Newsletter versenden