Austria: Vorbereitung auf die Umstellung (V01)

Montag, 29. Januar 2024

Polaris Team Austria

Jeder Club sollte folgende Aufgaben bis zur Umstellung am 8. März 2024 durchführen.

Letzte Aktualisierung: 5.3.2024 22:50 Uhr

IN VIVID PLANET

Mitgliederdaten kontrollieren
  • Haben alle Mitglieder (auch ausgetretene und verstorbene) ein Eintrittsdatum (bitte eintragen)
  • Gibt es Pseudonamen (Max Mustermann, x y, ...) z.B. bei den ausgetretenen Mitgliedern (bitte Mitglied löschen)
  • Haben ausgetretene und verstorbene Mitglieder ein korrektes Austritts- bzw. Verstorben am-Datum (bitte eintragen)
  • Haben aktive Mitglieder "saubere" private Adressangaben (bitte eintragen)
  • Sind die eingetragenen Präsenzbefreiungen noch aktuell (bitte kontrollieren)
  • Ist der Name des Paten korrekt erfasst - bitte in der Logik "Vorname Nachname" erfassen (zwei Paten bitte mit einem Beistrich trennen, keine Titel verwenden - wenn erwünscht, nach der Umstellung in Polaris manuell in den Namensfeldern ergänzen)
SEMDA-Schnittstelle aktivieren

Die SEMDA-Schnittstelle übernimmt den notwendigen Datenaustausch von rotary.at zu rotary.org und spart damit sehr viel administrativen Aufwand. Einige Clubs haben die SEMDA-Schnittstelle aktuell NICHT aktiviert - diese werden/wurden bereits schriftlich informiert. Damit Polaris ab ca. Mitte März 2024 den Datenaustausch durchführen kann, ist eine Aktivierung vor der Umstellung notwendig.

Clubdaten kontrollieren
  • Ist der Vorstand für das Vereinsjahr 2024/25 eingetragen (bitte eintragen)
  • Ist eine hinterlegte E-Mail-Weiterleitung noch aktuell (bitte prüfen)

Zusätzliche Empfängerliste der Wochenberichte notieren

Bitte notiert euch die manuell in Vivid Planet eingetragenen zusätzlichen Empfänger eurer Wochenberichte. Diese Informationen können nicht automatisch übernommen werden.

Ihr findet diese Empfänger in den Einstellungen unter dem Menüpunkt "Wochenberichte".

Legt euch nach der Umstellung in Polaris unter "Nützliches > Empfängergruppen" dafür eine entsprechende "Empfängergruppe" an.

KEINE MIGRATION

MITGLIEDERDATEN

Folgende Daten sind in Polaris nicht bzw. anders abgebildet und können daher nicht übernommen werden:

  • SV-Nummer
  • Geburtsort
  • Major Donor Level (wird übernommen*)
  • Paul Harris Society Member (wird übernommen*)
  • Sonstige Clubaufgaben
  • Letzte Clubnamen (nur dieser Textinhalt nicht - die Club-Historie wird abgebildet)
  • Hobbies
  • Titel Partner
  • Foto Partner
  • Daten von Kindern

Sollte jemand diese Daten weiterhin benötigen, so empfiehlt sich ein Export der Stammdaten aus Vivid Planet:

Club- & Mitgliederverwaltung | Auswertungen & Listen | Stammdaten -> Excel-Export

*) Für diese Daten wurde ein neues Feld in Polaris entwickelt und in die Datenmigration mit aufgenommen. Ihr findet dieses Feld "Andere Auszeichnungen" am Mitglied im Bereich Gemeinschaft.


CLUBDATEN

Folgende Daten sind in Polaris nicht bzw. anders abgebildet und können daher nicht übernommen werden:

  • Clubdokumente für öffentlichen Download
  • Erfasste Ehrungen laut dieser Übersicht wHQYpVbi4bcZAAAAABJRU5ErkJggg==
  • Ehrenmitglieder, die in einem anderen Club als aktive Mitglieder angelegt sind (-> Lösung nach der Umstellung: Mitglied als Gast im eigenen Club hinzufügen und RI-Ehrenmitgliedschaft vergeben)
  • Partnerclubs (bitte manuell in Über uns | Kontaktclubs übertragen)
  • Aussendungen (Club-Newsletter)

VERANSTALTUNGEN

Es wurden nur Veranstaltungen übernommen, die am Migrationstag zeitlich in der Zukunft liegen. Die An- bzw. Abmeldungen der Teilnehmer sind enthalten.

Folgende Daten sind in Polaris nicht bzw. anders abgebildet und können daher nicht übernommen werden:

  • Veranstaltungstyp (gibt es in Polaris nicht)

WOCHENBERICHTE

Zielsetzung: Sämtliche bisherigen Wochenberichte sollten als "Abgeschlossene Veranstaltungen" migriert werden: Stammdaten, Regularien, Programm inkl. Bilder, Dateien, Teilnehmer, PDF.

Bereits bekannt, dass es nicht übernommen werden kann, ist:

  • Status
  • Nummer
  • Meetingart
  • Vorsitz
  • Berichterstatter
  • Link zum Fotoalbum
  • Gäste
  • Begleitungen
  • Ersatzpräsenzen (Tipp: für das aktuelle Clubjahr manuell als eine Ersatzpräsenz pro Mitglied mit entsprechender Punktezahl nacherfassen - damit stimmt die Präsenzstatistik bis zur Umstellung. Die Zahlen findet man im letzten Wochenberichts-PDF vor der Umstellung)

FOTOGALERIEN, PROJEKTE

Aktuell keine Infos bekannt, dass es Probleme bei der Migration geben könnte.


NEWS

Kurztext und 1. Bild werden nicht übernommen – nur die Inhalte der Absätze werden migriert.