Austria: FAQ – Austria & BIH (V01)

Dienstag, 30. Januar 2024

Polaris Team Austria


Welche Vorteile bietet Polaris gegenüber dem jetzigen System (Vivid Planet)?

Polaris wurde von Rotariern konzipiert und entwickelt und ist daher sehr stark auf die notwendigen rotarischen Abläufe fokussiert. Auf die Kommunikation, den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit wurde dabei sehr viel Wert gelegt. Wir bekommen ein sehr flexibles System … "State of the Art" und sind Teil einer großen Polaris-Community in Europa. Die Weiterentwicklung von Polaris wird durch einen Prozess sichergestellt, bei dem Distrikte ihren Bedarf an neuen Funktionalitäten melden können. Darüber hinaus ermöglichen jährliche Treffen mit den Vertretern der verschiedenen Ländern eine enge Beteiligung an der zukünftigen Weiterentwicklung und Verbesserung des Systems.


Ändern sich meine Zugangsdaten?

Ja, jedes Mitglied benötigt neue Zugangsdaten und muss sich auf der Polaris-Plattform neu anmelden. Ein neues Kennwort muss vergeben werden. Bitte beachtet dabei die Kennwortrichtlinien (Anzahl Zeichen, Großbuchstaben, Sonderzeichen etc.).


Gibt es die derzeitige Rotary-App weiterhin?

Nein, Polaris hat keine klassische App aus dem App-Store. Polaris ist eine rein webbasierende Anwendung und kann selbstverständlich am Smartphone über den Internet-Browser (z.B. Safari, Chrome, …) geöffnet werden. Funktionen wie z.B. News, Anmeldung zu Veranstaltungen, Mitgliedersuche usw. stehen natürlich wie gewohnt zur Verfügung. Diese Seite kann mit wenigen Klicks am Smartphone als "App" gespeichert werden.

Eine entsprechende Anleitung findet ihr hier.



Werden die Daten vom bestehenden System übernommen?

Ja, die wesentlichsten Daten werden übernommen. Bitte beachtet die Themen für die Vorbereitung auf die Umstellung (Button).

Wenn ihr mangelhafte oder fehlende Daten vorfindet, so beachtet bitte die aktuellen Informationen der Datenmigration (Button).


Kann ich nach der Umstellung auf Polaris auf das alte System (Vivid Planet) noch zugreifen?

Nein, der Zugang zum alten System wird am Umstellungstag deaktiviert bzw. steht nur mehr einem kleinen Benutzerkreis im Club zur Verfügung. Ab dann ist kein Zugriff mehr möglich. Nachdem die Daten in das neue System übertragen wurden, steht allen Mitgliedern nur mehr Polaris als neues System zur Verfügung. Sämtliche Anpassungen müssen ab der Umstellung in Polaris durchgeführt werden.


Wer informiert und unterstützt die Club-Mitglieder nach der Umstellung?

Die restlichen Mitglieder sind in der ersten Phase nur "Konsumenten" und informieren sich auf der Plattform über Neuigkeiten oder melden sich zu einer Veranstaltung an. Bei Fragen ist hier der jeweilige CICO die erste Ansprechperson im Club. Der CICO sollte im Februar, März 2024 bei einem Clubmeeting eine kurze Polaris-Vorstellung machen – die notwendigen Unterlagen werden zentral zur Verfügung gestellt. Daher die Bitte an alle Club- bzw. Vortragsmeister: bitte stimmt euch mit eurem CICO ab und plant einen Polaris-Vortrag im Februar, März 2024 ein. Vielen Dank!


Wie erfahre ich als Mitglied, wann ich nach der Umstellung einsteigen kann?

Der jeweilige Ansprechpartner im Club (CICO, Sekretär) erhält eine Information, sobald der Einstieg ins neue System möglich ist. Daraufhin aktiviert er einzeln seine Mitglieder im Club (Passwort-Reset).

Weitere zentrale Start-Informationen findet ihr in unserem Going-Live-Ticker.


Ändert sich die Web-Adresse unseres Clubs?

Ja, jeder Club erhält eine neue (eigene) Web-Adresse in Form einer Sub-Domain. Die Syntax lautet:

https://[CLUBNAME].rotary.at

Beispiel: https://kufstein.rotary.at

Zusammengesetzte Clubnamen werden mit Bindestrich verbunden.

Beispiel: https://linz-donau.rotary.at

Wenn jemand die Web-Adresse eines Clubs nicht kennt, so kann er über die Rotary-Organisation den jeweiligen Club auswählen. In der Browser-Zeile wird dann die entsprechende Domain angezeigt.


Ändert sich die E-Mail-Adresse unseres Clubs?

Nein, die E-Mail-Adresse des Clubs wird übernommen und bleibt unverändert.


Wie kann ich die Weiterleitungs-E-Mail-Adresse der E-Mail-Adresse unseres Clubs zukünftig ändern?

Aktuell ist eine selbständige Verwaltung der Weiterleitungs-E-Mail-Adresse in Polaris (noch) nicht möglich. An einer möglichen Implementierung wird gearbeitet.

Bis dahin können Änderungen vom jeweiligen Club-CICO an polaris@rotary.at gemeldet werden. Die gewünschte Anpassung wird zeitnah umgesetzt. Eine entsprechende Information erfolgt an die alte und neue Weiterleitungs-Adresse.


Wie erstelle ich in Polaris einen Wochenbericht?

In Polaris gibt es keinen eigenen Menüpunkt dafür. Die Protokollierung einer Veranstaltung im Sinne eines „Wochenberichtes“ findet direkt auf der Veranstaltung statt. Um die Mitglieder über das fertige Protokoll zu informieren, wird gerne die Newsletterfunktion verwendet.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findet ihr hier.


Wir verwendeten bislang die Club-Cloud. Gibt es diese Möglichkeit auch in Polaris?

Ja, die bestehenden Daten (Dokumente, Dateien, Fotos, ...) werden übernommen und in Polaris unter "Dokumente" dargestellt. Da die Berechtigungsmöglichkeiten unterschiedlich sind, werden die Dokumente in Polaris zu Beginn sehr eingeschränkt nur auf Vorstandsebene sichtbar sein. Im Anschluss können die gewünschten Ordner entsprechend freigeschaltet werden.


Was bedeutet ein rotes "x" bei einem aktiven Mitglied in der Spalte "Login"?

Ein rotes "x" bedeutet grundsätzlich, dass dieses Mitglied kein aktiviertes Benutzerkonto besitzt. Ein Grund dafür könnte sein, dass dieses Mitglied (im Zuge der Migration) keine E-Mail-Adresse eingetragen bekommen hat.

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Wozu haben wir plötzlich Ausschüsse in unserem Club und weniger Vorstandsfunktionen?

In Vivid Planet gab es bislang keine Ausschüsse. Dafür wurden sogenannte "Beauftragte" als unterschiedliche Vorstandsfunktionen definiert. Dies führte im Laufe der Zeit zu einem "Wildwuchs", zumal ähnliche Begriffe für gleiche Funktionen, Stellvertretungen usw. verwendet wurden. Rotary International sieht zudem für verschiedenste Clubaufgaben entsprechende Clubausschüsse vor. Dabei gibt es immer einen Hauptverantwortlichen (Ausschusspräsident) und Mitglieder.

Im Zuge der Umstellung auf Polaris wird versucht, die unterschiedlichsten Vorstandsfunktionen mit ihren verschiedenen Schreibweisen (auch zwischen Rotary und Rotaract) zu vereinheitlichen. Dabei wird auch die Möglichkeit genützt, automatisiert Ausschüsse zu erstellen und diese mit den entsprechenden Clubmitgliedern zu besetzen. Damit ist auch auf Distriktebene zukünftig gewährleistet, zielgerichtete Aussendungen an gewünschte Empfängergruppen zu ermöglichen.

Uns ist bewußt, dass dies für viele Clubs eine neue Darstellungsform ist und sich das eine oder andere Mitglied nicht mehr automatisch in der Vorstandsübersicht befindet. Ihr könnt natürlich in eurem Club eine eigene, zusätzliche Vorstandsfunktion definieren und diesen Mitgliedern zuordnen, damit sie in der Vorstandsübersicht erscheinen.

Hinweis: Diese clubeigenen Funktionen können vom Distrikt nicht automatisiert für Aussendungen verwendet werden.


Gibt es eine Empfehlung für die Vergabe von Rechten bzw. Rollen?

Grundsätzlich ist bei der Vergabe immer von der Devise auszugehen: "So wenig wie möglich und so viel wie notwendig". In Summe sind nur 4 Administrator/innen möglich, die Mitgliederdaten bearbeiten dürfen.

Unsere Empfehlung
FUNKTIONROLLE
CICOAdministrator/in (alle Rechte)
Sekretär/in + Stv.Administrator/in (alle Rechte)
Präsident/inAdministrator/in (alle Rechte), Administrator/in der Mitgliederdaten bzw. weniger
je nach Wunsch, Aufgabengebiet und Software-Verständnis
Clubmeister/in, Vortragsmeister/in + Stv.Administrator/in der Inhalte
Schatzmeister/in + Stv.Administrator/in der Finanzen
Mitgliedschaftsbeauftragte/rAdministrator/in der Mitgliederdaten bzw. je nach Wunsch, Aufgabengebiet und Software-Verständnis
Mitglied ohne FunktionWebsite-Benutzer/in

An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zu Polaris habe?

Aktuell am besten an das Polaris Team Austria (polaris@rotary.at). In weiterer Folge dann auch an deinen CICO im Club.

Beachte bitte unsere Support-Organisation.