Mitgliedstransfer zwischen Clubs

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Montag, 29. November 2021

Team Polaris

Es gibt 3 verschiedene Übertragungsfälle von aktiven Mitgliedern:

  1. Transfer zwischen Clubs, die dieselbe Polaris-Instanz verwenden, z.B. Transfer zwischen Clubs innerhalb von CH&FL oder Österreich). Dies beinhaltet einen Transfer von einem Rotaract Club zu einem Rotary Club.
  2. Transfer von einem Club, der Polaris benutzt, zu einem Club im Ausland oder einem Club, der Polaris nicht verwendet, z. B. vom RC Biel (CH) zum RC Berlin (I) oder vom RC Lyon (Polaris F) zum RC Paris (Nicht-Polaris F).
  3. Transfer aus dem Ausland zu einem Club, der Polaris verwendet, z.B. vom RC Konstanz (D) zum RC Wien (AU).

Fall 1. wird direkt von den Sekretären der jeweiligen Clubs abgewickelt;  die Prozessschritte sind unten beschrieben.

Im Fall 2. wird die Übertragung vom Sekretär des verlassenden Clubs Clubs in direkter Koordination mit dem Sekretär des eingehenden Clubs durchgeführt. Die ersten zwei Schritte sind identisch mit Fall 1., ABER achten Sie darauf,  den Namen des Zielclubs manuell in das Fenster "Anderer eigener club/Organisation ausserhalb dieser Polaris-Instanz" eingeben (z.B. RC Xxxxxxxxx).

Im Fall 3. und allen anderen Sonderfällen, wenden Sie sich bitte an den spezifischen Support für Ihre Instanz.

Initiierung des Transferprozesses für Fall nr. 1

Der Transfer wird durch den Sekretär des sendenden Clubs eingeleitet. Die Rolle Admin. Mitglied oder Admin. (alle Rechte) wird für diese Funktion benötigt.

Der Transfer wird durch die Schaltfläche UEBERTRAGUNG EINES MITGLIEDS EINLEITEN in der Registerkarte Gemeinschaft des aktiven Mitglieds eingeleitet.

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Im nächsten Dialogfenster werden das Abreisedatum und der neue Club eingegeben. Das Austrittsdatum kann am Tag der Eingabe oder maximal bis zu 28 Tage in der Vergangenheit liegen.

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"Anderer eigener Club / Organisation ausserhalb der Polaris Instanz" ist nur für den Transferfall 2. ausgefüllt.

Wenn für den Zielverein kein Sekretär für dieses Jahr definiert ist, kann der Transfer nicht gestartet werden!


Achtung!

Solange der Transfer des Mitglieds nicht im Status "akzeptiert" ist, ist sein Benutzerkonto deaktiviert und er kann sich nicht anmelden. In der Regel ist der Transfer am nächsten Tag abgeschlossen und das Benutzerkonto wird im neuen Club freigeschaltet. Bitte beachten Sie, dass das Datum "Hat eigenen Club / Organisation verlassen am" einen Tag vor dem Datum "Neuer eigener Club" liegt.

Es wird empfohlen, den Übertritt zwischen den beiden Sekretären der Vereine zu klären und den Übertritt in der Vergangenheit und nicht in der Zukunft zu veranlassen. So kann der Übertritt innerhalb von 24 Stunden abgeschlossen werden.

E-Mail an den Sekretär des Zielclubs

Wenn die Übertragung erfolgreich gestartet wurde, sendet Polaris eine E-Mail an den Sekretär des Zielclubs.

E-Mail-Benachrichtigung

Abschluss des Transfers an den Zielclub

Der Sekretär des Zielclubs nimmt den Transfer an oder lehnt ihn ab.

Wenn der Transfer angenommen wurde, wird der Sekretär des abgebenden Clubs per E-Mail benachrichtigt, der Transfervorgang ist abgeschlossen und das Mitglied wird aktives Mitglied des Zielclubs. Der Transfer erscheint in beiden Clubs als abgeschlossen.

Das Eintrittsdatum in den neuen Club kann nicht festgelegt werden. Es wird automatisch anhand des Austrittsdatums im abgebenden Club berechnet.

Wenn der Transfer abgelehnt wurde, wird der Sekretär des entsendenden Clubs per E-Mail benachrichtigt, der Transfervorgang wird abgebrochen und das Mitglied ist wieder in seinem ursprünglichen Club. Der Transfer erscheint in beiden Clubs als abgelehnt.

Abschluss der Übertragung

Abschliessende Benachrichtigung

Der Transferprozess endet mit der Benachrichtigung des Sekretärs des abgebenden Clubs.

Achtung!

Ein Mitgliedertransfer kann nicht rückgängig gemacht werden! Die einzige Möglichkeit, einen Fehler zu korrigieren, besteht darin, einen neuen Transfer einzuleiten. Die Transferhistorie des Mitglieds bleibt jedoch immer erhalten.

Abschliessende Benachrichtigung

Auswirkungen einer fehlgeschlagenen Übertragung

Der Transfer kann aus mehreren Gründen fehlschlagen. Der wahrscheinlichste Grund ist, dass der Sekretär des Zielclubs, anstatt auf die Überweisungsnachricht des sendenden Clubs zu warten, ein neues Mitglied anlegt, das dann eine neue Rotary International-ID erhält. In einem solchen Fall wird das zu überweisende Mitglied gesperrt, solange seine Daten in Rotary International nicht bereinigt sind. Dies kann mehrere Wochen dauern.

Der Sekretär des empfangenden Clubs muss unbedingt warten, bis er eine Nachricht vom sendenden Club erhält.