Praktische Anleitung für den Datenschutz

Schutz der Mitgliederdaten

Folgende Grundsätze müssen eingehalten werden:

1. Jede Person muss ihre eigene Zugangsdaten (Benutzername + Passwort) haben. Zugangsdaten dürfen nicht mit anderen Personen geteilt werden.
2. Der Begriff "personenbezogene Daten" umfasst alle Daten der Person, d.h. Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Beruf, Firma, Arbeitsort, Name des Partners, usw.
3. Die Weitergabe von persönlichen Daten ausserhalb von Rotary oder Rotaract ist nur mit der ausdrücklichen Einwilligung der Person gestattet. Dabei muss festgehalten werden, welche Daten an wem und zum welchen Zweck weitergegeben werden.

Praktische Beispiele:

• Ein/e nicht-rotarische/r Assistent/in des/der Clubsekretärs/in kann als "Anderer Kontakt" im Club  erfasst sein, einen eigenen Zugang bekommen und dann entsprechende Administrations-Rechte haben.
• Ein/e Witwe kann  als "Anderer Kontakt" im Club erfasst sein, einen eigenen Zugang bekommen und so an dem Clubleben teilnehmen.
  
• Ein Restaurant kann als "Anderer Kontakt" im Club erfasst sein, einen eigenen Zugang bekommen und die An-/Absagebenachrichtigungen für Lunch/Dinner, mit entsprechenden Menüwahl, per E-Mail empfangen, oder die Anmeldungen auf der Veranstaltungswebseite überprüfen. 
  
• Die Verteilung der Mitgliederliste innerhalb des Clubs für clubinterne Zwecke ist ohne ausdrückliche Einwilligung der Mitglieder möglich. Das selbe gilt auch für den Distrikt.
  
• Die Bekanntgabe von Mitgliederdaten an eine nicht-rotarische Organisation oder an eine Firma (auch an Firma eines Mitglieds) ist nur mit der ausdrücklichen Einwilligung der Personen erlaubt.

Schutz anderer Personendaten

Bei diesen Personen handelt es sich um Gäste, Besucher und Referenten, welche an den rotarischen Anlässen teilnehmen. Folgende Grundsätze müssen beachtet werden:

1. Die Publikation der Gäste- und Referentendaten ausserhalb von Rotary (D.H. in der Öffentlichkeit)  ist nur mit der ausdrücklichen Einwilligung der Personen gestattet. Dabei muss festgehalten werden, welche Daten an wem und zum welchen Zweck weitergeben werden.
   
2. Unter den Begriff "Personendaten" fallen sämtliche Daten der Person. D.H. Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, Telefon-Nr. Beruf, Arbeitgeber, Arbeitsort, Funktion usw.
   

Praktische Beispiele:

• Ein Club-Vortrag von Dr. Hans Mustermann von der Universität Basel zum Thema "Medikamentenforschung ohne Tierversuche" darf nur mit Einverständnis von Dr. Mustermann öffentlich publiziert werden. Dabei muss klar sein welche Angaben wo publiziert werden.
  
• Ein Club-Vortrag von Dr. Hans Mustermann von der Universität Basel zum Thema "Medikamentenforschung ohne Tierversuche" kann ohne sein Einverständnis nur für Rotarier und Rotaracter angekündigt werden. D.H. Auf Web Seiten, welche nur mit Login zugänglich sind, Freigabe höchstens für "Alle aktiven Mitglieder, Gäste und Kandidaten (alle Clubs / Organisationen)".
  
• Ein Distriktanlass, wie PETS, Distriktkonferenz, Seminar, usw. soll nur für Rotarier und Rotaracter nach dem Login sichtbar werden. D.H. Freigabe höchstens "Alle aktiven Mitglieder, Gäste und Kandidaten (alle Clubs / Organisationen)".
  
• Ein Benefizkonzert oder ein Golfturnier von Rotary soll öffentlich publiziert werden. Die Von den Interpreten und / oder  Organisatoren, welche namentlich erwähnt werden, soll ein Einverständnis eingeholt werden.
  

Die Sichtbarkeitstufen "Vorstand" und "Vorstand und Kommissionen" sind für die club-interne Geheimhaltung und haben mit Datenschutz nichts zu tun. Es gibt folgende Empfehlungen:

• Ein Anlass, an welchem nur Clubmitglieder teilnehmen können, soll nur für Clubmitglieder sichtbar sein.
• Ein Anlass, an welchem nur Vorstand und / oder Kommissionsmitglieder teilnehmen können, entweder für alle Clubmitglieder oder nur für den Vorstand und/oder Kommissionen sichtbar sein, je nach dem wie die Club-Statuten es definieren. RI empfiehlt die Freigabe aller Vorstandsprotokolle für die Clubmitglieder.