Polaris … die Umstellung in Österreich schreitet auf die Zielgerade

Rotary Österreich: Lieber Christian, du und dein Team, ihr beschäftigt euch nun doch schon seit einigen Monaten mit Polaris. Wie ist dein Eindruck?

Christian Mayer: Unser Eindruck ist nach wie vor sehr positiv. Natürlich hat es eine gewisse Zeit gedauert, bis wir die gesamten Abläufe verstanden haben beziehungsweise lernen wir immer noch neue Möglichkeiten und Funktionen kennen. Polaris bietet uns eine perfekte Grundstruktur, um die Anforderungen der Zukunft abdecken zu können.

RÖ: Was wären denn solche Anforderungen für die Zukunft?

CM: Einerseits betrifft dies den Zugriff auf das System via Smartphone, wodurch Administratoren die Möglichkeit haben, ortsunabhängig mobil auf die Verwaltung zuzugreifen, um Änderungen vorzunehmen und andererseits wird auch unser gesamtes Kommunikationsverhalten immer digitaler.    

RÖ: Birgt das nicht auch Gefahren?

CM: Natürlich ist es wie so oft eine Gradwanderung. Ältere, langjährige Mitgliederinnen und Mitglieder haben andere Erwartungen und Bedürfnisse wie jüngere Mitglieder, die mitten im Berufsleben stehen. Zudem möchte sich Rotary als innovative Organisation darstellen und dazu gehört natürlich auch die Verwaltung und IT-Organisation und vor allem auch die Kommunikation.

RÖ: Was ändert sich denn in Sachen Kommunikation?

CM: Die Clubverantwortlichen haben zukünftig flexiblere Möglichkeiten, über das Clubleben zu informieren. Im aktuellen System beschränkt sich die Kommunikation auf den sogenannten Wochenbericht, der in seiner Struktur vordefiniert ist. In Polaris können verschiedenste Inhalte Bestandteil einer Information in Form eines Newsletters sein, um nur ein Beispiel zu nennen.

POLARIS VEREINFACHT DIE CLUBARBEIT UND VERBESSERT DIE KOMMUNIKATION UND ZUSAMMENARBEIT

RÖ: Das klingt doch recht vielversprechend. Wo ist das „Aber“?

CM (lacht): Flexibilität bedeutet aber auch mehr Selbstverantwortung. Als Ersteller muss ich mir mehr Gedanken über Sichtbarkeit, Inhalte, Empfängerkreis usw. machen. Administratoren sind zukünftig Redakteure und tragen einen wesentlichen Faktor zu einer guten Club-Information, -Kommunikation und auch -Organisation bei.    

RÖ: Bedeutet das, dass Administratoren zukünftig IT-Spezialisten sein sollten?

CM: Nein, ganz und gar nicht – so dramatisch würde ich das nicht formulieren. Natürlich ist ein gutes IT-Wissen hilfreich, wenn es sich um komplexere Aufgabenstellungen handelt. Aber das normale Club-Tagesgeschäft sollte jeder nach einer Schulung und einem gewissen Selbststudium beherrschen. Und wenn es mal Fragen gibt, dann helfen die CICOs und DICOs gerne weiter. Grundsätzlich sollte aber jeder neue Vorstand bei der Besetzung darauf achten, auch ausreichende IT-Kompetenzen in seinen Reihen zu haben.    

RÖ: Müssen wir denn im neuen System auch auf etwas verzichten?

CM: Wenn man gewisse Informationen bzw. Gewohnheiten als Standard erachtet, dann könnte man das Wort „Verzicht“ verwenden. Ich persönlich sehe es aber als Veränderung oder Anpassung an neue, etwas andere Standards und damit zugleich Chance, sich selbst zu reflektieren und zu entscheiden, ob „Manches“ wirklich wichtig ist. Konkret geht es um den Versand des Wochenberichts per E-Mail inkl. PDF-Anhang und die Präsenzstatistik darin. In Polaris gibt es keinen PDF-Bericht mehr und auch die Teilnehmerübersichten und Präsenzstatistiken sind nicht mehr für alle Mitglieder zugänglich – nur mehr für den Vorstand.

RÖ: Werden eigentlich alle im heutigen System vorhandenen Daten übernommen?

CM: Ja, übernommen und zum Teil auch neu strukturiert. Wir testen seit längerem die Datenmigration und sehen auch einige Ungereimtheiten in den bestehenden Datenbanken. Wir sind aber sehr zuversichtlich, dass wir eine sehr gute Datenübernahme zustande bringen. Nacherfassungen sollten nicht bzw. nur in sehr geringem Ausmaß notwendig sein.

RÖ: Ok, das alles macht eine gewisse Umstellung und auch Anpassung erforderlich – vor allem für unsere Sekretäre – aber es gibt sicherlich auch viele Vorteile, neue Funktionen, von denen man zukünftig profitieren wird?

CM: Auf jeden Fall. Das waren auch unsere Beweggründe, warum wir uns für Polaris entschieden haben. Gerade bei den Veranstaltungen gibt es viele Erleichterungen, was die Anmeldung mit zusätzlichen Fragen, Erinnerungsfunktionen betrifft und auch das Erfassen von Ersatzpräsenzen wird in der Polaris-Gemeinschaft viel einfacher. Ein Gast wird einfach auf der Veranstaltung als Teilnehmer erfasst und erhält somit automatisch seine Ersatzpräsenz ohne dass er dies im eigenen Club nacherfassen lassen muss. Aber die Liste der Vorteile ist noch länger …    

RÖ: Jetzt dauert es ja nicht mehr so lange bis zur Umstellung. Wie verlaufen denn die Schulungen?

CM: Grundsätzlich sehr gut. Der verfügbare Zeitrahmen schränkt natürlich ein wenig ein und eine neue Software kann man einfach nicht in drei Stunden erlernen. Da heißt es nach der Schulung „üben, üben, üben“. Aber wir sind zuversichtlich, dass der Start erfolgreich verlaufen wird. Für die auftretenden Fragen werden wir gezielte Unterstützung anbieten, damit rasch geholfen werden kann.    

RÖ: Dann wünschen wir dir und deinem Team noch alles Gute für die nächsten Wochen und vor allem eine erfolgreiche Umstellung.

CM: Vielen Dank und ich darf an dieser Stelle auch einen herzlichen Dank an alle Trainerinnen und Trainer aussprechen – jeder einzelne ist hoch motiviert und unterstützt die Clubs bei dieser Umstellung.    

DANKE AN DAS GESAMTE TEAM!