Polaris … promjena u Austriji ulazi u domaću dionicu

Rotary Austria: Dragi Christian, ti i tvoj tim već nekoliko mjeseci radite na Polarisu. Kakav je vaš utisak?

Christian Mayer: Naš utisak je i dalje veoma pozitivan. Naravno, trebalo je neko vrijeme dok nismo razumjeli cijeli proces i još uvijek učimo nove opcije i funkcije. Polaris nam nudi savršenu osnovnu strukturu koja će zadovoljiti potrebe budućnosti.

RA: Kakvi bi to bili zahtjevi za budućnost?

CM: S jedne strane, to utiče na pristup sistemu putem pametnog telefona, što administratorima daje mogućnost da pristupe administraciji s bilo kojeg mjesta kako bi izvršili promjene, a s druge strane, cjelokupno naše komunikacijsko ponašanje postaje sve digitalnije.

RA: Zar i to ne predstavlja rizik?

CM: Naravno, kao što je to često slučaj, to je balansiranje. Stariji, dugogodišnji članovi imaju drugačija očekivanja i potrebe od mlađih članova koji su u sredini svog profesionalnog života. Rotary se također želi predstaviti kao inovativna organizacija, a to naravno uključuje i administraciju i IT organizaciju i prije svega komunikaciju.

RA: Šta se mijenja u smislu komunikacije?

CM: U budućnosti će odgovorni za klub imati fleksibilnije opcije za pružanje informacija o životu kluba. U postojećem sistemu komunikacija je ograničena na tzv. sedmični izvještaj, čija je struktura unaprijed definirana. U Polarisu, širok spektar sadržaja može biti dio informacija u obliku biltena, da navedemo samo jedan primjer.

POLARIS POJEDNOSTAVLJA KLUBSKI RAD I POBOLJŠAVA KOMUNIKACIJU I SARADNJU

RA: To zvuči prilično obećavajuće. Gdje je "ali"?

CM (smijeh): Ali fleksibilnost znači i više lične odgovornosti. Kao kreator, moram više razmišljati o vidljivosti, sadržaju, publici itd. Administratori će u budućnosti biti urednici i doprinijet će značajnom klupskom informisanju, komunikaciji i organizaciji.

RA: Znači li to da bi administratori u budućnosti trebali biti IT stručnjaci?

CM: Ne, nikako - ne bih to izrazio tako dramatično. Naravno, dobro informatičko znanje je od pomoći kada su u pitanju složeniji zadaci. Ali svako bi trebalo da bude u stanju da se nosi sa normalnim svakodnevnim klupskim poslovima nakon treninga i određene količine samostalnog učenja. A ako ima bilo kakvih pitanja, CICO i DICO će rado pomoći. U principu, međutim, svaki novi član odbora treba da se pobrine da ima dovoljno informatičkih vještina u svojim redovima prilikom imenovanja.

RA: Moramo li bez nečega u novom sistemu?

CM: Ako smatrate da su određene informacije ili navike standardne, onda biste mogli koristiti riječ „odricanje“. Lično to doživljavam kao promjenu ili prilagođavanje novim, malo drugačijim standardima i istovremeno priliku da se osvrnemo na sebe i odlučimo da li su “neke stvari” zaista važne. Konkretno, to uključuje slanje sedmičnog izvještaja putem e-pošte uključujući PDF prilog i statistiku posjećenosti u njemu. Više ne postoji PDF izvještaj u Polarisu, a pregledi učesnika i statistika posjećenosti više nisu dostupni svim članovima - samo odboru.

RA: Hoće li svi podaci dostupni u postojećem sistemu zaista biti usvojeni?

CM: Da, preuzeto i djelimično restrukturirano. Već duže vrijeme testiramo migraciju podataka i također vidimo neke nedosljednosti u postojećim bazama podataka. Ali vrlo smo uvjereni da možemo postići vrlo dobar prijenos podataka. Naknadna snimanja ne bi trebala biti potrebna ili su neophodna u vrlo maloj mjeri.

RA: Ok, sve ovo zahtijeva određenu količinu promjena i prilagođavanja – posebno za naše sekretarice – ali svakako ima i mnogo prednosti, novih funkcija od kojih ćemo imati koristi u budućnosti?

CM: Apsolutno. To su bili i naši razlozi zašto smo odabrali Polaris. Pogotovo na događajima, postoji mnogo pojednostavljenja u smislu registracije s dodatnim pitanjima, funkcijama podsjetnika i evidentiranjem zamjenske prisutnosti je također mnogo lakše u zajednici Polaris. Gost se jednostavno bilježi kao učesnik na događaju i automatski prima zamjensko prisustvo bez potrebe da se to snimi u svom klubu. Ali lista pogodnosti je još duža...

RA: Sada neće trebati toliko dugo do promjene. Kako teku kursevi obuke?

CM: U osnovi vrlo dobro. Naravno, raspoloživi vremenski okvir je malo ograničavajući i jednostavno ne možete naučiti novi softver za tri sata. Nakon treninga je „vežbaj, vežbaj, vežbaj“. Ali uvjereni smo da će lansiranje biti uspješno. Ponudit ćemo ciljanu podršku za sva pitanja koja se pojave kako bi se pomoć mogla brzo pružiti.

RA: Onda želimo vama i vašem timu sve najbolje u narednih nekoliko sedmica i, iznad svega, uspješnu tranziciju.

CM: Hvala vam puno i u ovom trenutku želim da se zahvalim i svim trenerima - svaki od njih je veoma motivisan i podržava klubove u ovoj promeni. Andrej, zaslužuješ posebnu zahvalnost za tvoj angažman u Bosni i Hercegovini!

HVALA CIJELOM EKIPU!