Registrerings av evenemang | Option 2 - Priser frän Evenemangsmodul/Betalning med ekonomimodul

Option 2 | Priser frän Evenemangsmodul / Betalning med ekonomimodul

Detta alternativ är den redan tidigare befintliga inställningen, vilket motsvarar ett enkelt evenemang, t.ex. ett veckomöte + priser som definieras i evenemangets ekonomiska parametrar, med automatisk debitering av det totala priset (huvuddeltagare + medföljande personer) från klubbmedlemmens ekonomiska konto (kategorier: Aktiva medlemmar, Potentiella medlemmar och Andra kontakter); för andra deltagare hanteras betalningen av klubben (insamling på plats eller på annat sätt).

I det här option kan klubben antingen ange deltagarpriserna per enhet i de ekonomiska parametrarna för varje tävling eller spara de ekonomiska parametrarna som standard i klubbens Ekonomimodul (Klubbens inställningar => Övriga inställningar => Ekonomi).

Fliken Ekonomi för evenemanget har två funktioner:

1. Ange de olika ekonomiska parametrar som gäller för evenemanget (pris per deltagare, enhetskostnad, övriga kostnader).
   
2. Visa en fullständig sammanställning av evenemanget, så att du kan kontrollera allt innan du avslutarevenemanget.

Registrering

Skapandet av ett sådant evenemang är identiskt med det tidigare grundläggande evenemanget i Polaris, inklusive avsnittet ”Registrering/frågor”. Evenemanget innehåller finansiella parametrar och gör det möjligt att hantera betalningar.

När du anmäler dig visas följande uppgifter: huvuddeltagarens namn, namn på eventuella medföljande personer och betalningsmetod.

Om behörigheten att registrera följeslagare är aktiverad, måste dock huvuddeltagaren registrera alla personer som följer med honom/henne, inklusive att svara på eventuella frågor.

Denna förbättring gör det möjligt att fullt ut hantera de val som görs av deltagarna i evenemanget.

Frågor

Som tidigare erbjuder avsnittet Frågor flera olika typer av frågor, som kan vara eller inte vara kopplade till den grundläggande frågan "Deltar du?". Var och en av dessa frågor kommer nu att vara synlig antingen för huvuddeltagaren eller för någon medföljande person, vilket gör det möjligt att ge olika svar.

Registreringshantering

• Som tidigare för närvarande kan huvuddeltagaren ändra sina registreringsuppgifter fram till den tidsfrist som fastställs av arrangören.
• För denna typ av evenemang kan arrangören , precis som tidigare och i Admin-läget, registrera en deltagare, inklusive eventuell medföljande person, ändra registreringsuppgifterna för en deltagare eller radera dem. En ny åtgärd är möjlig: anteckna registreringen och dess uppföljning.

Närvarokontroll

• Polaris gör det snabbt och enkelt att registrera närvaro vid evenemang med hjälp av en enkel smartphone (använd den liggande skärmen för att se alla avsnitt som krävs för att registrera närvaro).
• Närvaroregistreringen är användbar för arrangören som kan kontrollera antalet fakturerade måltider och för klubben som automatiskt kan övervaka närvaron vid möten.

Avslutning av evenemang

• När närvaroregistreringen har slutförts måste evenemanget stängas i avsnittet ”Deltagare” för:
  1. att slutföra fördelningen av närvaro till både klubbmedlemmar och rotarianer som besöker andra klubbar.
  2. slutföra den finansiella redovisningen för evenemanget.
     

Ur ekonomisk synvinkel, om klubben inte avslutar evenemanget, finns det varken en slutlig redovisning av inkomster och utgifter eller en debitering på medlemmarnas individuella konton för deras bidrag till evenemanget.Observera att om ett avslutat evenemang öppnas igen kommer omvända poster att skapas på medlemmarnas individuella konton, inte raderas.