Hur hanterar Du bokföringen av evenemang och medlemmar?

A. Välj grundinställningarna

Under Klubbparametrar > Andra parametrar > Ekonomi anger du standardpriserna som erbjuds när du skapar ett evenemang:

• Landets valuta
• Standardpris för evenemanget för aktiva medlemmar, potentiella kunder och gäster i klubben och multidistriktet
• Standardpris för evenemang för besökare
• Straff för "noshows", d.v.s. medlemmar som anmält sig till ett evenemang men är frånvarande utan att meddela det.

Aktivera inte de andra parametrarna i detta skede: de kommer att beskrivas senare.

B.1. Att göra innan evenemanget:

Redigera evenemang, fliken Evenemangsekonomi och sedan knappen Ange evenemangsekonomi för att gå in:

1. De olika priser som ska tillämpas, och eventuellt straffavgiften som tas ut av en aktiv medlem som inte kan delta,
2. Kostnaden per deltagare som används för att betala leverantören t.ex. cateringfirman,
3. Kostnaden som tas ut av leverantören för "no show" t.ex. måltider beställda men inte serverade,
4. De olika möjliga fasta kostnaderna, t.ex. rumsuthyrning, beamer, etc.

B.2 Under och efter evenemanget:

1. Registrera alla medlemmars och besökares närvaro (QR-kod, eller manuellt),
2. Samla in bidrag på plats (kontanter, kredit-/betalkort, smartphones, etc.), förutom de från aktiva medlemmar om deras individuella konton debiteras,
3. Kontrollera att kontot är komplett (se nedan) och korrigera det vid behov,
4. När all närvaro och utgifter är i ordning, stäng evenemanget.

Observera: att avsluta evenemanget påverkar närvarofrekvensen för de närvarande medlemmarna, men debiterar även vid behov deras individuella konto för deras bidrag till evenemanget.

Fliken Evenemangsekonomi visar hela händelseräkningen så att du kan kontrollera allt innan du stänger eventet.

Observera: om du öppnar en stängd händelse igen skapas omvända poster i de individuella medlemskontona, radera dem inte.

Inkomst-utgiftskonto för en händelse

Introduktion

För att aktivera det individuella kontosystemet, i klubbparametrar > Övriga parametrar > Ekonomi växlar du Aktivera medlem ekonomiskt konto.

Detta ger varje aktiv medlem ett löpande konto "debet - kredit - saldo".

Beroende på valet av klubb kan löpande konton vara av olika komplexitet:

• Ett enda "Huvudkonto" UTAN automatiska poster
• Ett enda "Huvudkonto" MED automatiska debiteringsposter för bidrag till evenemang
• Ett andra konto som heter "Måltid" med automatiska debiteringsposter för bidrag till evenemang
  

C.1 Individuellt huvudkonto UTAN automatiska poster

Endast ett "huvudkonto" per medlem för att ange de olika möjliga bokföringsposterna.

Den nås via Medlemmar > Aktiva medlemmar > Redigera ikon för den valda medlemmen > Fliken Finansiellt konto, alternativt via Medlemmar > Aktiva medlemmar > Fliken Ekonomi > Redigera ikon för den valda medlemmen.

Debiteringar:

• Klubbavgift för ny aktiv medlem
• Periodisk medlemsavgift
• Ersättning för frånvaro vid lagstadgad tillställning
• Donationssamtal...

Krediter:

• Betalning av medlemmen till klubbens bankkonto
• Kontant betalning av medlemmen till kassören etc..

Varje inlägg skapas av skattmästaren via knappen + Lägg till transaktion

Individuellt aktivt medlemskonto

En post kräver ett val:

• Det berörda enskilda kontot, som standard huvudmannen (underkontot "Måltid" beskrivs senare)
• Typ av inträde: som standard Annat, och efter val inträdesavgiften, det periodiska bidraget, ett deltagande i ett evenemang (måltidspaket beskrivs senare)
• Beskrivningen av posten
• Oavsett om det är en debet eller en kredit
• Beloppet, som kommer att visas i rött om det är en debitering
• Bokföringsdatumet, det vill säga det datum då transaktionen faktiskt ägde rum; t.ex. datum för inbetalningen till klubbens bankkonto.

Observera: som i alla redovisningssystem kan den inte raderas när en post väl har skapats. Om en post behöver korrigeras skapas en "reversering", det vill säga en post som avbryter posten som ska korrigeras.

Exempel på debet

Datumet för transaktionen som visas i den första kolumnen på det aktuella kontot är datumet för registreringen i Polaris.

Observera: som i alla redovisningssystem kan en post inte raderas efter att den skapats. Om det är nödvändigt att korrigera en post skapas en återföring, det vill säga en post som avbryter den post som ska korrigeras.

Räkenskapsperioder och grupperade transaktioner

Räkenskapsperioder om 3 månader, 6 månader eller 12 månader kan bestämmas. Från listan över medlemmar, finansfliken, kan skattmästaren i början av perioden skapa de avgifter som ska betalas i en enda operation för alla medlemmar, benämnda grupperad transaktion

Enligt samma modell som en enskild transaktion måste de berörda medlemmarna väljas från en rullgardinsmeny med flera val. Som standard är alla medlemmar förvalda.

Vid olika teckningsbelopp beroende på typ av aktiv medlem (obligatorisk eller befriad från närvaro, befriad från teckning etc.) skapas så många grupperade transaktioner som möjligt.

C.2 Individuellt huvudkonto MED automatiska transaktioner

Utöver de manuella transaktionerna är det möjligt att automatisera inläggen av bidragen från medlemmarna som är närvarande vid lagstadgade och icke lagstadgade möten.

För att göra detta, i Klubbparametrar > Övriga parametrar > Ekonomi, aktivera växeln Debitera evenemangsavgifter från medlemskonton

I detta fall betalar endast gäster och besökare sitt bidrag till evenemanget på plats, aktiva klubbmedlemmars debiteras automatiskt från den enskilda medlemmens konto. Dessa automatiska debiteringar är evenemangspriserna, men valfritt även ett "no-show"-bidrag för en medlem registrerad men frånvarande vid evenemanget.

Den automatiska skapandet av inläggen görs när evenemanget stängs av administratören.

Observera: avslutandet av ett evenemang bör endast göras när alla närvaro är inskrivna och verifierade. I de fall då en återöppning av evenemanget krävs för att göra korrigeringar, skapas automatiskt "omvända" poster.

C.3 Måltidspaketsystem

Många klubbar använder ett måltidssystem med fast pris under en fördefinierad period (tidigare känt som "måltidsbiljettsystemet"). Principen är att i början av perioden debitera medlemmarna en fast avgift för att täcka en del av bidragen till periodens evenemang, vanligtvis måltider vid veckomöten.

Klubbar som använder måltidsplanen kan välja mellan två system:

• Fastpris måltidspaket: för den angivna perioden, oavsett antalet lagstadgade evenemang som medlemmen deltar i (ingen balans debiteras eller återbetalas)
• Minsta måltidspaket: medlemmar betalar i förväg ett fördefinierat fast belopp för n "måltidsbiljetter". Oanvända biljetter är förverkade till klubben och kan inte överföras till nästa period, såvida inte undantagsvis auktoriserats för en viss medlem. Ytterligare måltider kommer att debiteras medlemmen.

I båda fallen används ett andra individuellt "Måltidskonto, från vilket kostnaden som ska betalas automatiskt debiteras i slutet av ett evenemang, istället för att debiteras från medlemmens huvudkonto.

För att aktivera detta måltidspaketsystem, i Klubbparametrar > Övriga parametrar > Ekonomi, aktivera Använd måltidspaket

När du skapar ett evenemang, på fliken Evenemangsekonomi, visas en växel aktiverad som standard för lagstadgade händelser Debitera måltidspaketkonto. Om du inte vill att en viss händelse automatiskt ska debitera "Måltidskontona, inaktivera helt enkelt denna switch.

Skillnaden mellan de två lösningarna "fast pris" och "minimipris" regleras av skillnaden i bokföringsposter vid periodens slut (se nedan)

Andra "Måltidskonton" med automatiska debiteringsposter för kostnad

För båda typerna av måltidspaket används ett andra individuellt "Måltidskonto", från vilket de förfallna kostnaderna debiteras automatiskt vid slutet av ett evenemang, istället för att debiteras från medlemmens huvudkonto.

Redovisningsmässigt är detta:

I början av perioden:

• debitera alla "huvudkonton" för måltidspaketet
• kreditera alla "måltidskonton" med samma måltidspaket
• Fakturera medlemmarna för måltidspaketet, helt enkelt samtidigt som medlemsavgifterna för perioden

I slutet av perioden:

• om schablonbeloppet är i kraft:
• minska det positiva och negativa saldot på "måltidskontona" till noll genom att göra lämpliga poster
• kreditera summan av positiva och negativa saldon på klubbkontona
• om minimiavgiften är i kraft:
• minska det positiva saldot för "måltidskontona" till noll, genom att göra lämpliga poster, och kreditera dem på klubbens konton
• minska det negativa saldot för varje "måltidskonto" till noll, genom att göra lämpliga poster, och debitera medlemmens huvudkonto med samma belopp
• be medlemmarna att reglera det negativa saldot:
• via e-post som hänvisar dem till deras individuella konto eller
• genom en faktura för det negativa saldot
  

Sidan Medlemmar > Aktiva medlemmar > Ekonomi låter skattmästaren visa saldot för alla medlemmar per det aktuella datumet.

Displayfilter är tillgängliga för att skilja mellan:

• äldre medlemmar
• medlemmar som är skyldiga eller befriade från närvaro
• medlemmar med negativt eller positivt huvudkonto
• medlemmar med ett negativt eller positivt måltidskonto