Hur överför jag en medlem till en annan klubb?

Det finns fyra olika överföringsfall:

Överföring mellan klubbar med samma Polaris-instans. (T.ex. övergång mellan klubbar inom 2330, 2340, 2350 och 2360) Detta inkluderar en övergång från en rotaractklubb till en rotaryklubb
Överföring mellan klubbar med olika Polaris-instanser. T.ex. klubbar som använder Polaris i olika länder.
Överföring från utlandet till en klubb med Polaris.
Överföring från en klubb som använder Polaris till en klubb utomlands eller till en klubb som inte använder Polaris, t.ex. från RC Lugano (CH) till RC Milano (I) eller från RC Lyon (Polaris F) till RC Paris (inte Polaris F).

Ärendet 1. ska hanteras av respektive klubb och beskrivs här nedan.

För fall 2. och 3., kontakta NICO via mail nico@rotary.se

I fall 4., görs överföringen av sekreteraren i den avgående klubben, i direkt samarbete med sekreteraren för den inkommande klubben. Ange namnet på destinationsklubben manuellt i motsvarande fönster (t.ex. RC Xxxxxxxxx).

Gäster stannar kvar i sina hemmaklubbar och kan bjudas in till andra klubbar, Andra Kontakter kan endast vara medlemmar i en klubb.

För speciella fall, kontakta NICO via mail nico@rotary.se

Inleder överföringsprocessen för fall nr. 1

Överföringen initieras av den avlämnande klubben. Rollen Medlemsadministratör eller Administratör (alla rättigheter) krävs för denna funktion.

Överföringen initieras av knappen INITIERA MEDLEMSÖVERFÖRING på den aktiva medlemmens Gruppfliken.

I nästa dialogruta anges utgångsdatum och den nya klubben. Utgångsdatum kan vara samma dag som du anger det, eller upp till 28 dagar bakåt i tiden.

"Annan ny klubb" är endast ifyllt för överföringsfall 2.

Om mottagande klubben inte har en sekreterare, kan övergången inte påbörjas!

Uppmärksamhet:

Så länge medlemmens överföring inte har status "Accepterad" är hans användarkonto inaktiverat och han/hon kan inte logga in. Vanligtvis nästa dag är överföringsprocessen slutförd och hans användarkonto är aktiverat i hans nya klubb. Tänk på att "Datum för utträde ur klubb" är en dag före datumet för inträde i den "Ny klubb".

Det rekommenderas att klargöra övergången mellan klubbarna och initiera övergången i det förflutna, inte i framtiden. Detta gör det möjligt att slutföra överföringen inom 24 timmar.

E-post skickat till mottagande klubbens sekreterare

När övergången har påbörjats, skickar Polaris ett e-postmeddelande till mottagande klubbs sekreterare.

E-postmeddelande

Slutföra övergången till mottagande klubb

Mottagande klubbens sekreterare accepterar eller avslår övergången.

När övergången har accepterats meddelas den avlämnande klubbens sekreterare via e-post, övergångsprocessen är klar och medlemmen blir en aktiv medlem i mottagande klubben. Övergången verkar vara genomförd i båda klubbarna.

Ankomstdatum i den nya klubben kan inte ställas in. Det beräknas automatiskt från avgångsdatumet i den avlämnande klubben.

När överföringen har avslagits meddelas den avsändande klubbens sekreterare via e-post, överföringsprocessen avbryts och medlemmen är tillbaka i sin ursprungliga klubb. Övergången verkar ha avvisats i båda klubbarna.

Slutför överföringen

Slutlig överföring

Övergångsprocessen avslutas med att sekreteraren i den avlämnande klubben meddelas.

Observera:

Medlemsöverföring kan inte återställas!. Det enda sättet att rätta till ett fel är att initiera en ny överföring. Medlemmens överföringshistorik bevaras dock alltid.

Slutlig överföring

Effekten av en misslyckad överföring

Överföringen kan misslyckas av flera skäl. Den mest troliga är att mottagande klubbens sekreterare, istället för att vänta på övergångsbeskedet från den avlämnande klubben. skapar en ny medlem som sedan får ett nytt Rotary International-ID. I sådana fall kommer den medlem som överförs att blockeras så länge som hans data i Rotary-International inte rensas upp. Detta kan ta flera veckor.

Sekreteraren i den mottagande klubben måste ovillkorligen vänta tills hen får besked från den avsändande klubben.