Praktisk vägledning till uppgiftsskydd (GDPR)

Share
måndag 13 mars 2023

Team Polaris

Uppgiftsskydd avser medlemsdata eller personuppgifter för andra inblandade personer såsom gäster eller talare.

Skydd av medlemsuppgifter

Följande principer måste följas:

  1. Varje person måste ha sina egna inloggningsuppgifter (användarnamn + lösenord). Inloggningsuppgifter får inte delas med andra personer.
  2. Termen "personuppgifter" omfattar alla uppgifter om personen, det vill säga namn, förnamn, födelsedatum, adress, e-post, telefonnr. yrke, företag, arbetsplats, partnernamn m.m.
  3. Publicering av personuppgifter utanför Rotary eller Rotaract är endast tillåtet med personens uttryckliga samtycke. Det ska framgå vilka uppgifter som ska lämnas vidare till vem och i vilket syfte.
Praktiska exempel:
  • En assistent till klubbsekreteraren kan registreras som "Annan kontakt" i klubben, ha egen legitimation och kan ha motsvarande administrativa rättigheter.
  • En änka kan registreras som "Annan kontakt" i klubben, ha egen tillgång och därmed delta i klubbens verksamhet.
  • Restaurangen kan registreras som "Annan kontakt" i Klubben, ha egen tillgång och få anmälan/avbokningsmeddelanden till lunchen med motsvarande menyval via e-post eller kontrollera anmälningarna på evenemangets webbsida.
  • Fördelning av medlemslistan inom klubben för klubbens interna ändamål är möjlig utan medlemmarnas samtycke. Detsamma gäller för distriktet.
  • Utlämnande av medlemsuppgifter till en icke-rotariansk organisation eller till ett företag (även till en medlems företag) är endast tillåtet med medlemmarnas uttryckliga samtycke.

Skydd av andra personuppgifter

Sådana personer är gäster och talare som deltar i Rotaryevenemang. Följande principer måste följas:

  1. Publicering av gäst- och talardata utanför Rotary (dvs. offentligt) är endast tillåtet med personens uttryckliga samtycke. Det ska framgå vilka uppgifter som ska lämnas vidare till vem och i vilket syfte.
  2. Begreppet "personuppgifter" omfattar alla uppgifter om personen, det vill säga efternamn, förnamn, födelsedatum, adress, e-post, telefonnummer, yrke, arbetsgivare, arbetsplats, funktion etc.
Praktiska exempel:
  • En klubbföreläsning av Dr. Hans Mustermann från universitetet i Basel på ämnet "Drogeforskning utan djurförsök" får endast publiceras offentligt med Dr. Mustermanns samtycke. Det ska framgå vilken information som publiceras var.
  • En klubbföreläsning av Dr. Hans Mustermann från universitetet i Basel på ämnet "Drogeforskning utan djurförsök" kan utan hans samtycke endast tillkännages för Rotarianer och Rotaraktare. d.v.s. tillgänglig på webben efter inloggning, med release för högst "Alla medlemmar (alla enheter)".
  • Ett distriktshändelse som PETS, distriktskonferens, seminarium etc. ska endast vara synligt för Rotarianer och Rotaraktare, d.v.s. efter inloggning, med synlighet för högst "Alla medlemmar (alla enheter)".
  • En Rotarys förmånskonsert eller golfturnering kan publiceras offentligt. Samtycke bör inhämtas från artister och/eller arrangörer som nämns vid namn.

Synligheten "Styrelsemedlemmar (egen enhet)" och "Styrelse- och kommittémedlemmar (egen enhet)" är för intern klubbreglering angående sekretess och har inget med uppgiftsskydd att göra. Det här är följande rekommendationer:

  • Ett evenemang där endast klubbmedlemmar kan delta bör endast vara synligt för klubbmedlemmar.
  • Ett evenemang som endast styrelse- och kommittémedlemmar kan delta i kan vara synligt för alla medlemmar i klubben eller endast för styrelsen och kommittémedlemmar beroende på klubbens konstitution. RI rekommenderar att göra styrelseprotokoll tillgängliga för klubbmedlemmarna.

Definition av synlighet

  • Funktionärer (egen klubb) => synlig endast efter inloggning, endast funktionärer eller innehållsadministratörer
  • Funktionärs- och kommittémedlemmar (egen klubb) => synlig endast efter inloggning, endast styrelse- och utskottsledamöter eller innehållsadministratörer
  • Alla medlemmar (egen klubb) => endast synliga efter inloggning, endast klubbmedlemmar eller innehållsadministratörer
  • Alla medlemmar (eget distrikt) => endast synliga efter inloggning, endast Rotarianer + Rotaraktare i det egna distriktet
  • Alla medlemmar (eget multidistrikt) => endast synligt efter inloggning, endast Rotarianer + Rotaraktare i samma multidistrikt (distrikt 2330, 2340, 2350 och 2360)
  • Alla medlemmar (alla enheter) => synliga endast efter inloggning, endast Rotarianer + Rotaraktare + medlemmar i specialklubbar och kommittéer i distrikt 2330, 2340, 2350 och 2360.
  • Offentlig förhandstitt => första 3 raderna synliga utan inloggning, resten endast efter inloggning, endast Rotarianer + Rotaraktare + medlemmar i specialklubbar och kommittéer i distrikt 2330, 2340, 2350 och 2360.

Offentlig => synlig utan inloggning

_____________________________


Praktisk användning:
  • Funktionärsmöten: Synlighet => Funktionärer (egen klubb) 
  • Funktionärsmöten med kommittéer: Synlighet => Funktionärs- och kommittémedlemmar (egen klubb)
  • Årligt klubbmöte, årsmöte: Synlighet => Alla medlemmar (egen klubb)
  • Klubbevent: Synlighet => Alla medlemmar (egen klubb)
  • Klubblunch med eller utan föredragshållare: Synlighet => Alla medlemmar (eget distrikt eller multidistrikt)
  • Nyhetsbrev / Rapporter / Veckobrev: Synlighet => Alla medlemmar (eget distrikt eller multidistrikt)
  • Fotogalleri: Synlighet => Alla medlemmar (eget distrikt eller multidistrikt)
  • Klubbproject: Synlighet => Offentligt
  • Distriktsevent: Synlighet => Alla medlemmar (eget distrikt)
  • Offentligt evenemang, t.ex. en välgörenhetskonsert eller en golfturnering: Synlighet => Offentligt

Synlighet