Polaris è un moderno sistema di gestione dei club per le comunità rotariane, introdotto nel gennaio 2021 come successore del precedente RCMS (Rotary Club Management System). Questo sistema è stato utilizzato con successo per 20 anni.
Polaris funge da piattaforma web collaborativa multilingue per oltre 60.000 membri in 8 Paesi europei. È disponibile in inglese, tedesco, francese, italiano, spagnolo, olandese, svedese, islandese e bosniaco. È possibile introdurre facilmente altre lingue.
Polaris è disponibile su qualsiasi dispositivo e adatta automaticamente il layout a dispositivi mobili, tablet, laptop e desktop. La maggior parte dei membri la utilizza come applicazione web su smartphone.
Offre funzioni che coprono l'intera vita della comunità rotariana, tra cui l'organizzazione di eventi e progetti, l'invio di newsletter, la collaborazione all'interno della comunità e, naturalmente, tutti gli aspetti della gestione dell'effettivo. Permette l'interazione tra i siti web nazionali, i distretti, i club regionali, i club regolari, i club satellite, i club speciali, le commissioni e le borse di studio del Rotary, del Rotaract e dell' Inner Wheel.
Da aprile 2012, il sistema è stato certificato dal Rotary International (RI) per la sincronizzazione automatica dei dati con il Rotary International. La sincronizzazione avviene tramite l'interfaccia SEMDA svedese.
Polaris è soggetta al Regolamento europeo sulla protezione dei dati "RGPD", che si applicherà al trattamento e alla protezione dei dati personali a partire dal 25 maggio 2018. Polaris è conforme ai requisiti del RGPD .
Lo sviluppo continuo di Polaris è garantito da un processo in cui i membri possono annunciare i loro requisiti per nuove funzionalità in una "lista comune". Questi suggerimenti vengono accolti dal team Polaris. Il Team Polaris è responsabile dello sviluppo di aggiornamenti e versioni future.
Polaris viene fornito come soluzione SaaS (Software as a Service) per i distretti e non per i singoli club. È gestito dai Rotariani. Il sistema è sviluppato e gestito da società indipendenti che vengono incaricate e pagate a questo scopo. Il supporto è fornito da volontari nei club (CICO), nei distretti (DICO) e dal team Polaris.
Il proprietario del sistema e del software è l'"Association Rotary Media" (ARM), un'entità giuridica senza scopo di lucro interamente controllata dai 3 Distretti Rotary della Svizzera/Liechtenstein.
