Partecipazione e presenza

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mercoledì 9 novembre 2022

Team Polaris

Nomenclatura:

Le riunioni statutarie sono le regolari riunioni settimanali che il club deve organizzare

L'iscrizione è una conferma di una futura partecipazione o un rifiuto di partecipazione ad un evento futuro. Non ha nulla a che fare con la partecipazione e la presenza ed è descritta nel ciclo di vita dell'evento.

Una Presenza è la conferma dell'apparizione fisica del partecipante ad un evento.

La Presenza (punti e percentuale) sono da un lato i punti accumulati sul bilancio personale di punti presenza del socio attivo e dall'altro il rapporto calcolato in % al numero di riunioni statutarie del club per il periodo dato.

I punti di presenza vengono rilasciati per la partecipazione ad un evento o per il lavoro volontario. Il saldo dei punti di presenza è un numero decimale, ma normalmente vengono inseriti solo numeri interi.

La presenza individuale è visibile in modalità web nel menu "PRESENZA PERSONALE".

Gli amministratori di club possono raccogliere informazioni statistiche sui dati di presenza per gli eventi in un certo periodo di tempo o per i soci di club in un certo periodo di tempo.

Gli ufficiali distrettuali hanno accesso alle statistiche di presenza del club. Non è richiesto un rapporto periodico al distretto.

1. Partecipazione

Le presenze possono essere registrate solo il giorno dell'evento o successivamente. Le modalità di registrazione delle presenze sono descritte nell'articolo Ciclo di vita dell'evento.

L'elenco dei partecipanti a un evento di club contiene tutti i soci attivi di quel club. Per tenere traccia di tutti i partecipanti, i visitatori di altri club devono essere aggiunti a questo elenco tramite il loro QR-code o utilizzando il pulsante "+ Creare". In questo modo è possibile trovare e selezionare facilmente tutti i membri della comunità. È anche possibile aggiungere qualsiasi altra persona, ad esempio l'oratore..

Per eventi come una riunione del comitato, la presenza è confermata solo per i partecipanti.

Per gli eventi distrettuali, l'elenco dei partecipanti è vuoto. Si presume che i partecipanti si registrino e vengano quindi aggiunti automaticamente all'elenco, oppure che vengano aggiunti manualmente dall'organizzatore.

Mantenere un elenco coerente e completo  dei partecipanti è essenziale per la corretta contabilizzazione dei punti di presenza e anche per la contabilizzazione delle transazioni finanziarie.

Sono disponibili diversi ruoli per la gestion l'elenco dei partecipanti.

2. Assegnazione dei punti di presenza

Quando l'amministratore chiude l'evento, i punti di presenza vengono automaticamente imputati al conto delle presenze personali dei membri attivi, degli ospiti e dei visitatori. La chiusura di un evento è descritta nel Ciclo di vita dell'evento.

Anche gli ospiti e i visitatori di altri club riceveranno i loro punti di presenza con questa azione. Non è più necessario compilare una scheda di presenza. Per gli ospiti provenienti da altri paesi o da club che non utilizzano Polaris, sarà comunque necessario compilare una scheda di presenza stampata. Questa sarà poi registrata dal segretario del club di provenienza come compensazione.

Ogni visitatori dovrebbe cercare di ottenere dal club ospitante l'assicurazione che la sua presenza sia registrata in Polaris o una scheda di presenza.

I soci che partecipano ad eventi di altri club ricevono quindi i punti di presenza tramite questi ultimi. Questo vale anche per gli eventi distrettuali.

Compensazioni

Quando il club visitato non registra le presenze in Polaris, ad esempio un club in un altro paese, il socio riporta una scheda di presenza stampata. I punti di presenza per tale presenza devono essere inseriti manualmente come compensazione nel menu "Soci > Soci attivi > scheda Presenza". Questa è anche la pagina in cui possono essere assegnati i punti di presenza per il lavoro di volontariato. È anche in questa pagina che tutti i punti di presenza di un membro possono essere controllati dall'amministratore.

Per la gestione delle compensazioni dei soci è necessario uno dei tre ruoli "Gestione delle presenze", "Amministratore dei soci" o "Amministratore (tutti i diritti)".

3. Statistiche di presenza

Le statistiche di presenza sono disponibili in due forme:

Partecipazione agli eventi per un periodo determinato

Questa statistica è visibile nel menu "Vita dell Servizio > Calendario/Rapporti" in fondo alla pagina. Le presenze sono visualizzate anche per ogni evento. Puoi selezionare qualsiasi intervallo di tempo per il calcolo.

Per visualizzare questa statistica è necessario uno dei due ruoli "Administratore dei contenuti" o "Administratore (tutti i diritti)".

Tasso di presenza dei membri per un periodo di tempo

Questa statistica è visibile nel menu "Membri > Membri attivi > scheda Presenza". Il tasso di presenza è visualizzato individualmente per ogni membro. Puoi selezionare qualsiasi periodo di tempo per questo calcolo. È possibile accedere direttamente da questa pagina alla gestione dei compensi di un membro..

Per vedere questa statistica è necessario uno dei due ruoli "Administratore dei soci" o "Administratore (tutti i diritti)".

4. Calcolo delle presenze

Il tasso di presenza di un socio per un determinato periodo viene calcolato dividendo i punti di presenza accumulati per il numero di riunioni statutarie del periodo in questione.

Secondo il RI, il tasso di presenza è limitato al 100%, ma Polaris visualizza anche un tasso di partecipazione calcolato superiore al 100%.

Formula