Partecipazione e presenza (e04)

mercoledì 9 novembre 2022

Polaris-Team

Nomenclatura:

Le riunioni statutarie sono le regolari riunioni settimanali che il club deve organizzare

L'iscrizione è una conferma di una futura partecipazione o un rifiuto di partecipazione ad un evento futuro. Non ha nulla a che fare con la partecipazione e la presenza ed è descritta nel ciclo di vita dell'evento.

Una Presenza è la conferma dell'apparizione fisica del partecipante ad un evento.

La Presenza (punti e percentuale) sono da un lato i punti accumulati sul bilancio personale di punti presenza del socio attivo e dall'altro il rapporto calcolato in % al numero di riunioni statutarie del club per il periodo dato.

I punti di presenza vengono rilasciati per la partecipazione ad un evento o per il lavoro volontario. Il saldo dei punti di presenza è un numero decimale, ma normalmente vengono inseriti solo numeri interi.

La presenza individuale è visibile in modalità web nel menu "LA MIA PRESENZA".

Gli amministratori di club possono raccogliere informazioni statistiche sui dati di presenza per gli eventi in un certo periodo di tempo o per i soci di club in un certo periodo di tempo.

Gli ufficiali distrettuali hanno accesso alle statistiche di presenza del club. Non è richiesto un rapporto periodico al distretto.

1. Partecipazione

Le presenze possono essere registrate solo il giorno dell'evento o successivamente. Le modalità di acquisizione delle presenze sono descritte nell'articolo ciclo di vita dell'evento.

L'elenco dei partecipanti di un evento di club contiene tutti i soci attivi di quel club. Per tenere traccia di tutti i partecipanti, i visitatori di altri club devono essere aggiunti a questa lista con il loro QR-code o con il pulsante "+crea". Tutti i membri della comunità possono essere semplicemente trovati e selezionati. Anche qualsiasi altra persona, ad esempio l'oratore, può essere aggiunta.

Per eventi come una riunione del consiglio, la partecipazione è confermata solo per i membri partecipanti.

Per gli eventi distrettuali la lista dei partecipanti è vuota. Si presume che i partecipanti si registreranno e quindi saranno aggiunti alla lista, o aggiunti manualmente alla lista dall'organizzatore.

Mantenere la lista dei partecipanti coerente e completa è essenziale per la corretta contabilizzazione dei punti di presenza e anche per la contabilizzazione delle transazioni finanziarie.

Per la manutenzione dell'elenco dei partecipanti vari ruoli lo permettono.

2. Assegnazione dei punti di presenza

Quando l'evento viene chiuso dall'amministratore, i punti di presenza vengono automaticamente imputati al saldo personale dei punti di presenza dei membri attivi, degli ospiti e dei visitatori. La chiusura di un evento è descritta nel ciclo di vita dell'evento.

Anche gli ospiti e i visitatori di altri club riceveranno i loro punti di presenza con questa azione. Non è più necessario compilare una scheda di presenza. Per gli ospiti provenienti da altri paesi o da club che non usano Polaris dovrete ancora emettere un cartellino di presenza stampato.

Ogni ospite è tenuto ad ottenere dal club ospitante l'assicurazione che la sua presenza sia registrata in Polaris o la tessera di ospite.

I soci che partecipano ad eventi in altri club riceveranno così i loro punti di presenza da quel club. Questo vale anche per gli eventi distrettuali.

Compensazioni

Quando il club visitato non cattura le presenze con Polaris, ad esempio un club in un altro paese, il socio porterà indietro un cartellino di presenza stampato. I punti di presenza per tale presenza devono essere inseriti manualmente come compensazione nel menu "Membri > Membri attivi > scheda Presenza". Qui è anche il luogo dove possono essere assegnati i punti di presenza per il lavoro volontario. Su questa pagina i punti di presenza del membro possono essere controllati anche dall'amministratore.

Per la manutenzione dei compensi dei membri è necessario il ruolo "Member Admin." o "Unit Admin (tutti i diritti)".

3. Statistiche di presenza

Le statistiche di presenza sono disponibili in due forme:

Tassi di presenza agli eventi per un periodo di tempo

Questa statistica è visibile nel menu "Club life > Calendario" in fondo alla pagina. Il tasso di presenza è anche visualizzato per ogni singolo evento. Puoi selezionare qualsiasi periodo di tempo per il calcolo.

Per vedere questa statistica è necessario il ruolo "Unit life Admin.

Tasso di presenza dei membri per un periodo di tempo

Questa statistica è visibile nel menu "Membri > Membri attivi > scheda Presenza". Il tasso di presenza è visualizzato per ogni singolo membro. Puoi selezionare qualsiasi periodo di tempo per questo calcolo. Da questa pagina puoi entrare direttamente nella manutenzione delle compensazioni del membro.

Per vedere questa statistica è necessario il ruolo "Member Admin." o "Unit Admin (tutti i diritti)".

4. Calcolo della presenza

Il tasso di presenza di un socio per un determinato periodo è il risultato della divisione del numero di punti di presenza accumulati per il numero di riunioni statutarie in quel periodo.

Secondo il RI, il tasso di presenza è limitato al 100%, ma Polaris visualizza anche il tasso di presenza calcolato in eccesso al 100%.

Formula