Lavorare con documenti, cartelle e archivio

Importante quando si lavora con i documenti, le cartelle e l'archivio.

I documenti sono memorizzati in cartelle strutturate gerarchicamente. Vedi immagine a destra.
La visibilità sulla pagina web (nel front-end) può essere impostata solo a livello di cartella.
La visibilità delle cartelle nella gerarchia può solo essere uguale o decrescente. Cioè una cartella non può avere una visibilità maggiore di una cartella di livello superiore.
La visibilità sulla pagina web (nel front-end) può essere generalmente controllata con il flag "Content is made visible".
Le cartelle archiviate non appaiono sulla pagina web (nel front-end) e sono evidenziate in blu nell'amministrazione (nel back-end).

Struttura delle cartelle

Organizzare le cartelle

Le cartelle possono essere spostate con il mouse sullo stesso livello gerarchico. Un segno di spunta verde o una croce rossa mostra se questa operazione è consentita o meno. Questo ti permette di cambiare l'ordine delle cartelle.
La cartella può essere spostata in un altro livello gerarchico modificandola e assegnando un'altra cartella sovraordinata. La cartella superiore non può essere spostata.
Le cartelle non possono essere cancellate finché non sono vuote.
Il livello massimo di gerarchia non è limitato, ma >5 non ha senso ed è ingombrante. Per impostazione predefinita, solo 4 dei primi livelli sono visualizzati.
Le cartelle archiviate sono evidenziate in blu e non appaiono sul sito web (nel front-end).
Se una cartella è segnata come "archiviata", tutte le cartelle in questa gerarchia sono automaticamente segnate come "archiviate". Tuttavia, non è vero il contrario!

Organizzare i documenti

Un documento può essere un file o un link!
Sono supportati diversi formati di file. Si raccomanda l'uso di documenti PDF.
I documenti non possono essere modificati direttamente in Polaris. Devono essere scaricati, modificati localmente sul computer e poi caricati nuovamente in Polaris.
È possibile sostituire i documenti durante il caricamento.
I nuovi documenti vengono aggiunti in cima alla lista.
L'ordine dei documenti può essere cambiato con il mouse. Utilizzare il simbolo corrispondente.
La dimensione massima di un documento è limitata a 20MB.
Il documento può essere spostato in un'altra cartella o livello gerarchico modificandolo e assegnando un'altra cartella padre.

Organizzare l'archivio

La funzione di archivio è usata per strutturare i documenti nel tempo.

I documenti archiviati si trovano in cartelle contrassegnate come "archiviate".
Il marchio "archiviato" può essere impostato e rimosso di nuovo.
Il processo di archiviazione è manuale. Questo significa che i vecchi documenti non vengono automaticamente spostati nell'archivio.
Se una cartella è segnata come "archiviata", tutte le cartelle nella sua gerarchia sono automaticamente segnate come "archiviate". Tuttavia, non è vero il contrario!
Le cartelle archiviate non appaiono sul sito web (nel front-end) e sono evidenziate in blu nell'amministrazione (nel back-end).
Le cartelle archiviate non vengono prese in considerazione nella ricerca dei documenti, a meno che non si specifichi esplicitamente la ricerca nell'archivio. In questo modo, i documenti archiviati possono essere trovati e dagli utenti.

Caricamento di più file

giovedì 11 marzo 2021

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