Guida pratica alla protezione dei dati (GDPR)

Protezione dei dati dei membri

Devono essere rispettati i seguenti principi:

1. Ogni persona deve avere proprie dati di accesso (nome utente + password). I dati di identificazione non devono essere trasmessi ad altre persone.
2. Il termine "dati personali" comprende tutti i dati relativi a una persona, come cognome, nome, dati di nascita, indirizzo, e-mail, numero di telefono, professione, azienda, luogo di lavoro, ragione sociale, ecc.
3. La pubblicazione di dati personali al di fuori del Rotary o del Rotaract è consentita solo con il consenso esplicito della persona. Deve essere indicato quali dati saranno trasmessi a chi e per quale scopo.

Esempi pratici:

• Un/a assistente non rotariano/a del segretario di club può essere registrato/a come "Altro contatto" del club, con le proprie credenziali e i relativi diritti amministrativi..
• Un/una vedovo/a può essere registrato/a come "Altro contatto" del club, avere un proprio accesso e quindi partecipare alla vita del club.
• Un ristorante può essere registrato come "Altro contatto" nel club, avere un proprio accesso e ricevere via e-mail le notifiche di iscrizione/cancellazione per un pranzo/cena, con la relativa selezione del menu, o controllare le iscrizioni sulla pagina web dell'evento.
• La distribuzione dell'elenco dei soci all'interno del club per scopi interni, è possibile senza il consenso esplicito dei soci. Lo stesso vale per il Distretto.
• La divulgazione dei dati dei soci a un'organizzazione non rotariana o a un'azienda (compresa l'azienda di un socio) è consentita solo con il consenso esplicito dei soci.

Protezione di altri dati personali

Si tratta di ospiti e relatori che partecipano agli eventi rotariani. I seguenti principi devono essere osservati:

1. La pubblicazione dei dati degli ospiti e dei relatori al di fuori del Rotary (cioè pubblicamente) è consentita solo con il consenso esplicito dell'interessato. Deve essere specificato quali dati saranno trasmessi a chi e per quale scopo.
2. Il termine "dati personali" comprende tutti i dati della persona. Cioè cognome, nome, data di nascita, indirizzo, e-mail, numero di telefono, professione, datore di lavoro, luogo di lavoro, funzione, ecc.

Esempi pratici:

• Una conferenza di club del Dr. Hans Mustermann dell'Università di Basilea sul tema "Ricerca farmacologica senza esperimenti sugli animali" può essere annunciata pubblicamente solo con il consenso del Dr. Mustermann. Le informazioni pubblicate devono essere chiaramente identificate.
• Una conferenza di club del Dr. Hans Mustermann dell'Università di Basilea sul tema "Ricerca farmacologica senza esperimenti sugli animali" può essere annunciata, senza il suo consenso, solo a Rotariani e Rotaractiani, ossia deve essere accessibile sul web dopo il login, con una diffusione non superiore a "Tutti i soci (tutte le unità)".
• Un evento distrettuale come il PETS, il congresso distrettuale, un seminario, ecc. deve essere visibile solo ai Rotariani e ai Rotaractiani, cioè dopo il login, con visibilità al massimo a "Tutti i soci (tutte le unità)".
• Un concerto di beneficenza del Rotary o un torneo di golf possono essere comunicati pubblicamente. È necessario chiedere il consenso agli artisti e/o agli organizzatori che vengono citati per nome.

Le visibilità "Membri di comitato (Club / Organizzazione propria)" e "Membri di comitato e delle commissione (Club / Organizzazione propria)" rientrano nel regolamento interno del club sulla confidenzialità e non hanno nulla da fare con la protezione dei dati. Le raccomandazioni sono le seguenti:

• Un evento a cui possono partecipare solo i soci del club dovrebbe essere visibile solo ai soci del club.
• Un evento a cui possono partecipare solo i membri del Comitato e delle commissione può essere visibile da tutti i soci del club o solo ai membri del Comitato e delle commissione, a seconda dello statuto del club. Il RI raccomanda che i verbali del Comitato siano resi accessibili ai soci del club.