Il mittente delle e-mail e delle newsletter è no-reply@polaris.rotary.ch e non può essere cambiato. Il destinatario deve identificare l'indirizzo del mittente e il suo IP deve essere configurato di conseguenza. Altrimenti il messaggio verrà rifiutato come SPAM. Pertanto, tutte le email e le newsletter di Polaris sono inviate da un unico indirizzo.
Tuttavia, è possibile cambiare il nome del mittente. Il nome viene visualizzato prima dell'indirizzo e-mail del mittente. Tipicamente, il nome del club o del distretto può essere impostato lì. Attenzione: Il nome del mittente non deve contenere caratteri speciali!
È anche possibile impostare il "Rispondi all'indirizzo". Questo può essere usato per assicurarsi che una risposta venga inoltrata ad uno specifico indirizzo e-mail. Tipicamente, questo può essere l'indirizzo e-mail del club nella forma <nome del club>@rotary.swiss o l'indirizzo e-mail della persona che invia l'e-mail.
Il nome del mittente e il "reply to address" possono essere impostati come default nei parametri del club. Essi possono essere sovrascritti al momento dell'invio.
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