Uppfæra embætti í klúbbi - hlutverk og aðgengi

Embætti í klúbbi

Embætti í klúbbi samanstanda af embættum í stjórn og embættum í nefndum. Veldu „Klúbburinn - stjórn“ til að uppfæra þau.

Stjórn

Hægt er að velja starfsár til að vinna með. Til að skrá í stjórn smelltu á hnappinn  „Skrá“ (búa til) og nýr félagi skráður í embætti. Einnig má velja „Aðgerðir“ og breyta skráningu eða smella á ruslafötuna til að fella út úr stjórn. Ef enginn hefur verið skráður á nýtt starfsár er hægt að velja að afrita fyrri stjórn og uppfæra síðan.

Eigin sérembætti klúbbs þarf að skrá áður undir „Klúbburinn breytur > Embætti“. Númer embættis ákveður röð stjórnamanna á heimasíðu klúbbsins.

Aðeins er hægt að skrá embætti og hlutverk í stjórn á virka félaga í klúbbnum.

Nefndir

Virka á sambærilegan hátt og stjórn. Hægt er að velja starfsár. Með því að smella á „Skrá“ (búa til) er hægt að skrá nefndarfólk. Það er líka hægt að búa til sér klúbbnefndir og skrá í þær. Þó er ráðlegt að nota eins og kostur er forskráðar nefndir (flokk nefnda) sem RI hefur ráðlagt. Ef ekki hefur verið skráð í nefndir fyrir næsta starfsár myndast möguleiki á að afrita allar nefndir og fók í þeim fyrir það starfsár og uppfæra síðan.

Hvaða félaga í klúbbi sem er (virka, gestafélaga, aðra tengiliði) má skrá í nefnd. 

Hlutverk (réttindi)

Hlutverk er skráð á félaga á notendareikningi viðkomandi undir „Notendareikningur“. Hlutverk má einnig skrá á gesti, væntanlega félag og aðra tengiliði. Réttindi eru virk í þeim klúbbi sem notandinn er í. Ef notandi er t.d. gestur í umdæmi eða öðrum klúbbi geta réttindi hans breyst eftir því hvar hann er (í félagakerfinu).

Hér má sjá ráðlögð útdeilingu hutverka í klúbbi:

• „Kerfisstjóri (öll réttindi)“ => Veitir full réttindi í öllum einingum Polaris. Það er ætlað kerfisstjóra klúbbs (CICO) og ritara. 
  Það eru tvö önnur kerfisstjórahlutverk sem veita réttindi til að stjórna undireiningum. Þau eru ætluð umdæmiskerfisstjóra (DICO) og umdæmisritara og geta líka nýst klúbbum sem eru með tengiklúbb (satellite club).
• „Stjórnandi félagatals“ => Veitir réttindi til að vinna með allar upplýsingar félaganna. Það er ætlað „starfandi ritara“ eða aðstoðar ritara.
  Fjöldi þeirra sem hafa þessi réttindi og réttindin „Kerfisstjóri (öll réttindi) takmarkast við 4. Það þýðir að hámark 4 einstaklingar í klúbbi hafa aðang til að vinna með félagatal klúbbsins.
• „Fjármál“ => Veitir réttindi til að vinna með fjármálareikning félaganna og vinna með viðburði og skráningu á þá. Þetta hlutverk er ætlað gjaldkera.
• „Stjórnandi“ (klúbburinn minn) => Veitir réttindi til að vinna með alla þætti í starfi klúbbsins og skjöl. Hægt að veita hverjum sem er í stjórn eða nefnd.
• „Mætingaskráning“ => Veitir réttindi til að skrá mætingu og hægt að veita klúbbfélaga eða einstaklingi utan klúbbsins. Þannig er t.d. hæt að veita starfsmanni veitingahúss að skrá mætingu með því að skanna QR kóða.
• „Notandi“ (vefsíðu) => er hlutverk sem skráist á alla félaga sem ekki eru skráðir með hlutverk sem stjórnendur. Viðkomandi verður að vera með skrá netfang!

Klúbbar geta skráð eigin hlutverk. Þó ráðleggur Polaris teymið frá því vegna flókinna tengsla eininga Polaris.

Aðgengi

Aðgengi skilgreinir hvaða eiginleika í Polaris er aðgengilegt í viðkomandi hlutverki og hvernig. Aðgengi er skilgreint á þrjá vegu:

1. Ekkert aðgengi
2. Lestraraðgengi
3. Stjórnun (lesa, skrifa & eyða)

Sjá má hvaða réttindi tilheyra hvaða hlutverki undir „Klúbburinn breytur => Réttindi“

Hægt er að skilreina nýtt hlutverk í klúbbi. Það er þó ekki ráðlagt vegna flókinna tenginga eininga. T.d. eru dagatal og fréttabréf háð réttindum til að skrá tölvupóst.

Sumir þættir eins og stjórnun félagatals er ekki hægt að útbúa þar sem persónuverndarréttindi gætu verið í hættu.

Ef klúbbur þarf nauðsynlega að skrá nýtt hlutverk er mikilvægt að ráfæra sig fyrst við kerfisstjóra umdæmisins (DICO).