In Polaris gibt es keinen
eigenen Menüpunkt dafür. Die Protokollierung einer Veranstaltung im Sinne eines
„Wochenberichtes“ findet direkt auf der Veranstaltung statt. Damit hat eine Veranstaltung
einen höheren Stellenwert als bislang im alten System bzw. ist der „Lebenszyklus“
einer Veranstaltung nun länger. Um die Mitglieder über das fertige Protokoll zu
informieren, wird gerne die Newsletterfunktion verwendet.
Am Ende dieser Seite findet ihr ein Video für die Schritte 5 bis 7.
LEBENSZYKLUS EINER VERANSTALTUNG
Schritt 1 – Veranstaltung erstellen
Erstelle eine neue Veranstaltung.
Wie das funktioniert, findest du im Detail hier erklärt.
Schritt 2 – Einladung versenden
(optional)
Der Organisator versendet
eine Einladung, d.h. eine Ankündigung einer
zukünftigen Veranstaltung an das eingeladene Publikum. Die Einladung ist optional und kann per E-Mail
oder einfach durch Veröffentlichung der Veranstaltung auf der Website im Slider
oder im Karussell erfolgen. Für Veranstaltungen mit regelmäßigem Zeitplan ist
in der Regel keine Einladung erforderlich. Einladungen per E-Mail können direkt
auf der Registerkarte "Teilnehmer" der jeweiligen Veranstaltung erstellt
werden. Die erstellte E-Mail ist im Menü "Clubleben > E-Mails" sichtbar und kann dort vor dem Versenden geändert
werden. Der eingeladene Personenkreis lässt sich über vordefinierte
Empfängergruppen festlegen und kann mit Mitgliedern der Community oder mit
beliebigen E-Mail-Adressen erweitert werden.
Schritt 3 – Anmeldung
aktivieren (optional)
Die Anmeldung
wird auf der Registerkarte "Parameter der Anmeldung" der
Veranstaltung aktiviert. Nachdem die Veranstaltung im Web sichtbar gemacht und
die Anmeldung aktiviert wurde, können sich Personen für diese Veranstaltung
anmelden. Die Anmeldung ist eine verbindliche Absichtserklärung, an
einer zukünftigen Veranstaltung, teilzunehmen. Die Anmeldung wird in der
Veranstaltung gespeichert und ist auf der Registerkarte "Teilnehmer"
sichtbar.
Die
Sichtbarkeit der Veranstaltung bestimmt, wer sich anmelden kann. Wenn die
Veranstaltung öffentlich ist, kann sich jede Person anmelden. Personen, die
noch nicht auf der Teilnehmerliste stehen, werden automatisch hinzugefügt, wenn
sie das Anmeldeformular ausfüllen. Für alle Polaris-Benutzer ist das
Anmeldeformular nach dem Login bereits mit ihren persönlichen Daten ausgefüllt.
Es kann zu Duplikaten kommen, wenn sich Benutzer vor der Registrierung nicht in
Polaris anmelden oder wenn sich Personen zweimal mit verschiedenen Namen
registrieren. Die Person erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit ihren
Auswahlmöglichkeiten. Dies macht es notwendig, sich zuerst einzuloggen und
vermeidet das Problem der doppelten Anmeldungen. Das Polaris-Team rät dringend
davon ab, Veranstaltungen für Jedermann öffentlich zu erstellen (im Sinne
des Datenschutzes).
Jede
Veranstaltung hat einen Anmeldeschluss, bis zu dem die Nutzer ihre Anmeldung
ändern oder zurückziehen können. Bis zur Anmeldefrist erhalten die
Organisatoren (es können mehrere sein), die in der Registerkarte "Allgemein"
definiert sind, eine E-Mail für jede Anmeldung, Abmeldung oder Änderung der
Anmeldung, einschließlich aller Anmeldeoptionen (Antworten).
Für
Clubveranstaltungen ist es möglich, vor Ablauf der Anmeldefrist automatisch
Erinnerungen an Mitglieder zu senden, die sich noch nicht an- oder abgemeldet
haben ("keine Antworten").
Wenn die
maximale Teilnehmerzahl erreicht ist, werden die registrierten Benutzer auf
eine Warteliste gesetzt. Sie werden endgültig registriert, wenn die aktuelle
Teilnehmerzahl unter die Höchstzahl fällt. In diesem Fall erhalten sie die
endgültige Bestätigungs-E-Mail.
Nach Ablauf
der Frist ist eine Anmeldung über die Website nicht mehr möglich.
Administratoren können jedoch weiterhin Personen in ihrem Namen für diese
Veranstaltung anmelden. Diese Teilnehmer erhalten ebenfalls eine E-Mail zur
Bestätigung.
Schritt 4 - Anwesenheitserfassung
Eine Anwesenheitserfassung ist die Bestätigung des physischen Erscheinens des Teilnehmers zu einer Veranstaltung. Der Zweck der Anwesenheitserfassung ist es, die tatsächliche Anwesenheit der Teilnehmer zu erfassen. Die Anwesenheit wird in der Veranstaltung auf der Registerkarte "Teilnehmer" erfasst. Die Erfassung kann einfach manuell über das Formular oder durch Scannen des QR-Codes der Teilnehmer erfolgen.
