Organización Polaris (v00)

domingo, 22 de enero de 2023

Team Polaris

Polaris es un sistema moderno de gestión para comunidades rotarias (clubes, distritos, etc.) introducido en enero de 2021 como sucesor del RCMS (Rotary Club Management System), utilizado con éxito durante 20 años.

La estructura organizativa de Polaris sigue el lema "Por rotarios para rotarios". Se ofrece como solución a los Distritos (no a los clubes) que tienen un contrato con la  Asociación de Medios del Rotary Suiza/Liechtenstein  (AMR), entidad jurídica sin fines de lucro controlada por los 3 Distritos Rotarios de Suiza/Liechtenstein. La junta supervisora de la AMR es el Consejo de Gobernadores (Governorrat), compuesto por delegados de las 3 Juntas Distritales de Suiza & Liechtenstein. La AMR es la propietaria legal del producto Polaris y la parte contratante con los distritos para las licencias de Polaris.

Todas las actividades relacionadas con Polaris son gestionadas por el Team Polaris. El sistema es desarrollado y operado por empresas independientes que son contratadas y remuneradas para este fin. La ingeniería de software y el funcionamiento del sistema Polaris corren a cargo de Couldtec AG. La infraestructura informática corre a cargo de Metanet AG. No existe ninguna relación personal ni participación financiera, y por tanto, ningún conflicto de intereses, entre estas empresas y Rotary.

La asistencia a los usuarios corre a cargo de voluntarios de los clubes (CICOs), los distritos (DICOs) y el Team Polaris.

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Colaboración entre los distritos y Polaris

La asamblea de representantes de distrito de Polaris (RDP) es el órgano que recibe toda la información del equipo de Polaris y participa en la definición de los planes de futuro del producto. El objetivo de esta reunión es solicitar el voto de los distritos sobre determinadas cuestiones importantes para el desarrollo futuro. Los temas para la futura asamblea se registran como ideas en los proyectos de RedMine.

Los RDP representan tanto a su distrito como a todos los clubes del mismo. Se encargan de recoger las opiniones y peticiones de los distritos y clubes y de hacer la primera selección.

El Team Polaris recoge la información de los RDP y consolida las ideas en temas que se presentarán en las reuniones de la asamblea. Organizan la reunión de la asamblea y elaboran el orden del día con todos los temas que se van a debatir. Sólo se tratan temas de "alto nivel". Las solicitudes de características se gestionan a través del proceso normal de solicitud de cambios (RedMine).

Tras la reunión, el Team Polaris organiza una votación electrónica sobre los temas debatidos e informa de los resultados de la votación y del plan de aplicación definitivo. 

Los RDP son responsables de transmitir la información a los clubes y distritos que representan.

Dependiendo de la organización del país, los DICOs, sus adjuntos y otras personas del distrito se reúnen anualmente -o más a menudo- con representantes del Team Polaris. Estas reuniones son muy importantes y refuerzan la comunidad de usuarios de Polaris. Siempre que es posible, se celebran cara a cara.

Carta de Colaboración Polaris (acceso restringido a los DICOs)

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