Polaris Organisation (T)

Sonntag, 22. Januar 2023

Team Polaris

Polaris ist ein modernes Managementsystem für rotarische Gemeinschaften (Clubs, Distrikte, etc.), das im Januar 2021 als Nachfolger des seit 20 Jahren erfolgreich eingesetzten RCMS (Rotary Club Management System) eingeführt wurde.

Die Organisationsstruktur von Polaris folgt dem Motto "Von Rotariern für Rotarier". Es wird als Lösung für Distrikte (nicht für Clubs) angeboten, die einen Vertrag mit dem Verein Rotary Medien Schweiz/Liechtenstein (VRM) haben, einer gemeinnützigen juristischen Person, die von den 3 Rotary Distrikten der Schweiz/Liechtenstein kontrolliert wird. Das Aufsichtsgremium des VRMs ist der Governorrat, der sich aus Delegierten der 3 Distriktvorstände der Schweiz/Liechtenstein zusammensetzt. Der VRM ist die rechtliche Eigentümerin des Produkts Polaris und die Vertragspartei der Distrikte für die Polaris-Lizenzen.

Alle Aktivitäten im Zusammenhang mit Polaris werden durch das Polaris-Team gestauert. Das System wird von unabhängigen Unternehmen entwickelt und betrieben, die zu diesem Zweck unter Vertrag genommen und bezahlt werden. Die Softwareentwicklung und der Betrieb des Polaris-Systems werden von Cloudtec AG durchgeführt. Die IT-Infrastruktur wird von Metanet AG bereitgestellt. Es besteht keine persönliche Beziehung oder finanzielle Beteiligung, und somit kein Interessenkonflikt, zwischen diesen Unternehmen und Rotary.

Die Benutzerunterstützung erfolgt durch Freiwilligen in Clubs (CICOs), Distrikten (DICOs) und durch das Polaris-Team.

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Zusammenarbeit zwischen Distrikten und Polaris

Die Versammlung der Polaris-Distriktvertreter (PDRs) ist das Gremium, das alle Informationen vom Polaris-Team erhält und an der Festlegung der Zukunftspläne für das Produkt beteiligt ist. Der Zweck dieser Versammlung ist es, die Stimmen der Distrikte zu bestimmten wichtigen Themen für zukünftige Entwicklungen einzuholen. Die Themen für die Zukunftsversammlung werden als Ideen in den RedMine-Projekten festgehalten.

Die PDRs repräsentieren sowohl ihren Distrikt als auch alle Clubs in diesem Distrikt. Sie sind dafür verantwortlich, die Rückmeldungen und Anfragen aus den Distrikten und Clubs zu sammeln und eine erste Triage vorzunehmen.

Das Polaris-Team sammelt die Informationen von den PDRs und fasst die Ideen zu Themen zusammen, die auf den Versammlungen vorgestellt werden. Es organisiert die Versammlung und erstellt die Tagesordnung mit allen Themen, die dort besprochen werden sollen. Es werden nur "hochrangige" Themen diskutiert. Feature-Anfragen werden über den regulären Änderungsanfrageprozess (RedMine) bearbeitet.

Nach der Versammlung organisiert das Polaris-Team die elektronische Abstimmung über die diskutierten Themen und informiert über die Abstimmungsergebnisse und den endgültigen Implementierungsplan. 

Die PDRs sind für die Information der Clubs und der Distrikte, die sie vertreten, verantwortlich.

Je nach Organisation des Landes treffen sich die DICOs, ihre Stellvertreter und andere Personen aus dem Distrikt jährlich - oder öfter - mit den Vertretern des Polaris-Teams. Diese Treffen sind sehr wichtig und stärken die Gemeinschaft der Polaris-Nutzer. Wann immer möglich, werden sie persönlich abgehalten.

Charta für die Zusammenarbeit mit Polaris (Zugang nur für DICOs)

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